Mejorar las ventas de tu negocio, emitir Facturas Electrónicas (CFDI), conocer mejor a tus clientes y tus proveedores, facilitar el control de tus compras, gastos, inventarios, costos y cobranza es posible si recurres a un sistema de control administrativo.

Este tipo de software ayuda a las empresas a tener un monitoreo de las distintas áreas para dar seguimiento a sus objetivos y para hacer más eficiente la operación, de acuerdo con su estrategia de negocio. ¿Te imaginas tener integrados los procesos de compra, ventas, facturación e inventarios mediante un sistema de control administrativo? 

Al tener integrados todos los módulos, incluyendo el sello digital, tienes la posibilidad de contar con la información actualizada en tiempo real con gráficas y estadísticas que podrás tener a la mano en el momento que los involucrados en tu empresa lo requieran para tomar alguna decisión. 

Estos sistemas administrativos también pueden facilitar la emisión de comprobantes fiscales digitales, agilizar las tareas administrativas y reducir costos, especialmente para pequeños y medianos negocios.

Beneficios de un sistema de control administrativo

Entre las ventajas de implementar un sistema de control administrativo están las siguientes:

-Impulsa las ventas de tu negocio: Al tener un control de la existencia de tus productos y tus inventarios, tienes la posibilidad de atender pedidos oportunamente: sabes exactamente lo que tienes y cumples con los pedidos o demanda de tus clientes. 

Asimismo, esta información se puede integrar a otros sistemas, como un CRM, para crear un seguimiento óptimo de prospectos y fortalecer la comunicación con clientes.

Además, el sistema de control administrativo, junto con los comprobantes fiscales digitales por internet, te permiten llevar un registro preciso de las transacciones y gestionar tus tareas administrativas de manera eficiente y reducir costos.

-Facilita la emisión y recepción de CFDI: De esta forma cumples con la obligación de facturas electrónicas y comprobantes fiscales digitales con las nuevas disposiciones oficiales. Este tipo de software facilita el flujo de tu negocio en cuanto a ventas, pago de facturas e ingresos, tareas administrativas y también puedes emitir notas de cargo, recibos de honorarios y cartas porte.

Tienes certidumbre en la emisión de facturas electrónicas, porque podrás generarlas en la versión 4.0 y de este modo asegurar que atiendes los requisitos del Servicio de Administración Tributaria (SAT): tus facturas son válidas para soportar tus actividades comerciales y, una vez que las lleves a la Contabilidad, asegurar su deducibilidad.

También cuentas con la opción de solicitar, rechazar o aprobar solicitudes de cancelación de CFDI; una de las más recientes disposiciones del SAT. Además de emitir y recibir el Recibo Electrónico de Pagos (REP) y puedes visualizar las facturas antes de emitirlas para corregir posibles errores u omisiones.

- Conoces mejor a tus clientes y proveedores, puedes registrar, para su control, toda la actividad comercial que tienes con ellos, pues mediante un catálogo puedes capturar sus datos y agilizar su facturación, así como conocer la información clave como actividades que se tienen.

Tienes un mejor control de las cuentas por cobrar y estados de cuenta para conocer y determinar patrones de pago; puedes clasificar a tus clientes por ciudad, ejecutivo de cuenta, nivel de ventas y cotizaciones. De este modo, generas reportes que ayuden al análisis de las acciones con clientes y proveedores, analizar su comportamiento, generar ofertas a su medida y además agilizar las tareas administrativas.

Puedes consultar el estado de la cartera de tus clientes para establecer acciones de cobranza, ya sea por cliente a nivel individual o grupal, así como avisos de liquidación de facturas.

- Facilita el control de tus gastos, al tener la visibilidad de tus recursos financieros, gastos por comprobar y gastos e intereses financieros.

-El software te ayuda a agilizar la consulta de tu información comercial con una búsqueda rápida y generación de vistas tomando en cuenta criterios y filtros para agilizar la consulta de información, brindando todos los elementos necesarios para crear reportes con el objetivo de realizar el análisis estratégico.

Desventajas de no contar con un sistema de control administrativo

• Las áreas de ventas, administrativas y contables carecen de la información precisa para la toma de decisiones y falta de un seguimiento oportuno a cuestiones pendientes como el pago a proveedores u obligaciones financieras. Un sistema administrativo es una herramienta fundamental para solucionar estas deficiencias y agilizar las tareas administrativas.

• Incremento en los gastos como en el inventario, en caso de no conocer las cifras correctas. Implementar un sistema administrativo con comprobantes fiscales digitales por internet y sello digital ayuda a tener un control más preciso de los costos y el inventario, lo que permite reducir costos innecesarios.

• Excesos de procesos para recabar los datos que se requieren a la hora de analizar el estatus del negocio. Un sistema administrativo eficiente, junto con el uso de comprobantes fiscales digitales (CFDI) por internet, simplifica la recopilación de datos y facilita el análisis del estado del negocio.

• Incumplir con las obligaciones fiscales como la facturación electrónica, por no tener a tiempo la documentación requerida. El uso de comprobantes fiscales digitales (CFDI) por internet y un sistema administrativo adecuado garantizan el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la emisión oportuna de facturas electrónicas.

• También se pueden perder oportunidades de desarrollar nuevos negocios por no contar con la información que apoye el diseño de estrategias. Un sistema administrativo con un tipo de software adecuado proporciona la información necesaria para conocer mejor a los clientes, identificar oportunidades de negocio y diseñar estrategias efectivas para impulsar las ventas.

Software para llevar a tu empresa a otro nivel

Entre los beneficios que ofrece un software administrativo está ayudar a tu empresa a crecer. Tomemos como ejemplo el caso de Conduzinc, en donde Alberto Ontiveros funge como Director General.

Él comparte que este tipo de programas ha impulsado a la compañía a llevar su proceso administrativo de una manera eficiente, al contar con la información oportuna para la mejor toma de decisiones a tiempo.

Con el apoyo de este software, la compañía logró incursionar en los mercados internacionales desde el año 2016, vendiendo su producto en Estados Unidos a empresas petroleras, también tienen presencia en la región desde Argentina hasta Canadá.

Una de las ventajas que este software ha brindado al negocio es mejorar la calidad de vida de las personas que laboran ahí.

Alberto considera que el factor humano es la mayor fortaleza de la empresa, por ello, la calidad de vida de sus colaboradores es indispensable. El software administrativo ha logrado que “nuestras agendas sean más compactas y hace que me sobre tiempo para pasarlo con la familia, hacer lo que nos gusta” y cumplir con las agendas personales.

Prácticas administrativas para mejorar el funcionamiento de una empresa

En el estudio Prácticas administrativas que promueven la innovación de las empresas realizado por Redalyc, sintetiza esos elementos en tres:

• Las prácticas administrativas

• La cultura organizacional

• La estructura de la empresa

¿Qué debes tomar en cuenta para llevar a tu negocio a otro nivel?

1. Establecer objetivos específicos que enfoque los esfuerzos de la compañía. Estos objetivos pueden ser financieros o estratégicos. Los primeros permiten medir el desempeño y los segundos dan una visión a futuro de lo que la empresa quiere lograr.

2. Tener claro el enfoque del mercado. Es importante detectar en qué posición está tu empresa dentro de la industria a la que perteneces y conocer a tu competencia.

3. Contar con una estrategia competitiva que considere un entorno global. Las compañías que se arriesgan a participar en los mercados globales tienden a tener más éxito.

4. Mantener la atención al cliente. Crear clientes reales es una parte de la innovación de las empresas.

¿Cómo elegir un software administrativo?

-El precio. Debes tomar en cuenta la inversión que deberás realizar al implementar un sistema administrativo con comprobantes fiscales digitales por internet y sello digital. Analiza si los beneficios del software, en términos de optimización de procesos, actividades, generación de información y cumplimiento de obligaciones fiscales, valen la pena para tu negocio y si se traducen en una reducción de costos a largo plazo.

-Adaptabilidad a tu empresa. Si eres una pequeña o mediana empresa (PyME), necesitas un sistema administrativo que te ayude a controlar eficientemente tareas administrativas como ventas, clientes, proveedores, cobranza y facturación electrónica. Es importante que el software se adapte a tus necesidades actuales y tenga la capacidad de crecer y evolucionar junto con tu negocio, brindándote las funciones necesarias para consolidarte en el mercado.

-Actualización conforme a las disposiciones oficiales. Es fundamental que el sistema administrativo esté actualizado conforme a las últimas regulaciones establecidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esto implica estar en conformidad con la versión 4.0 de la Factura Electrónica, la posibilidad de cancelar CFDI con aceptación del receptor y la emisión del Recibo Electrónico de Pagos (REP).

-Servicio de timbrado ilimitado para CFDI. Al elegir un software de facturación electrónica, asegúrate de que te permita la emisión de comprobantes con folios fiscales (timbrado) ilimitados. Esto te ayudará a reducir costos, ya que algunos proveedores de software ofrecen este servicio como un costo adicional al no contar con la autorización del SAT para ser un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

Considerar estos aspectos al seleccionar un sistema administrativo adecuado te permitirá tomar decisiones informadas y encontrar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de tu negocio, permitiéndote optimizar tareas administrativas, cumplir con las obligaciones fiscales y reducir costos.

Soluciones digitales CONTPAQi®

CONTPAQi® Comerciales el aliado perfecto para tu negocio. Este completo sistema administrativo te brinda todas las herramientas necesarias para gestionar eficientemente tus procesos comerciales. 

Con CONTPAQi® Comercial, podrás llevar un control preciso de tus inventarios, administrar tus clientes y proveedores, realizar cotizaciones y facturación electrónica con los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI), además de contar con un módulo de compras y otro de ventas que te permitirá agilizar y optimizar tus operaciones comerciales.

No importa si tienes un pequeño o mediano negocio, CONTPAQi® Comercial se adapta a tus necesidades y te ayuda a reducir costos al automatizar tareas y simplificar procesos. 

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