Buenas prácticas de gobierno corporativo

El objetivo primordial de los sistemas de gobierno corporativo es centrar las decisiones de la empresa en las responsabilidades, derechos y obligaciones de la misma.

De otra manera, la administración empresarial corre el riesgo de basarse en intereses personales que descuidan los objetivos del negocio.

1. Establece los órganos de gobierno

Los principales órganos de gobierno en una organización son: 

• La Asamblea General de Socios o Accionistas.

• El Consejo de Administración.

• El Comité de Dirección.

Los objetivos de estos órganos son, entre otros: 

• Garantizar la sostenibilidad de la empresa.

• Velar porque exista un clima de ética empresarial que ayude tanto a los consejeros como a los directivos y a los recursos humanos.

• Establecer las políticas y normas internas necesarias.

• Potenciar la transparencia y garantizar la fiabilidad de la información financiera publicada.

• Controlar la eficiencia de la gestión.

2. Crea la Asamblea General de Socios o Accionistas 

La Asamblea constituye el órgano de decisión de la sociedad. Sus acuerdos deben ser cumplidos y ejecutados por la administración y define, a través del voto, el rumbo de la empresa.

Características de la Asamblea General de Socios o Accionistas

Los socios o accionistas deben ser convocados a una asamblea ordinaria, por lo menos una vez al año y de forma obligatoria; así como a asambleas extraordinarias, de ser necesario.

Los temas que se abordan en una asamblea ordinaria son los siguientes: 

• Los informes financieros actuales de la sociedad.

• La distribución de utilidades para cada accionista.

• En caso de pérdida, el análisis y tratamiento para mejorar con las actividades comerciales.

• La elección o nombramiento de nuevos socios.

• Cualquier aspecto de interés general para los socios de la empresa y que necesariamente amerita la aprobación por la asamblea de accionistas.

Una asamblea extraordinaria aborda asuntos específicos que surgen durante la operación de la empresa, entre ellos:

• La planificación de nuevos proyectos empresariales.

• La modificación de los estatutos establecidos en la sociedad.

• El incremento o disminución del capital social.

• La emisión de nuevas acciones para socios.

• En caso de cambio de nacionalidad, el análisis previo.

• Todo asunto que repercute en los objetivos de la organización.

Las actas de las asambleas quedan asentadas en el libro respectivo y deben ser firmadas por el Presidente y por el Secretario de la Asamblea, así como por los Comisarios que concurran. 

• Se agregan a las actas los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron en los términos que la Ley establece.

• Cuando por cualquier circunstancia no pudiere asentarse el acta de una asamblea en el libro respectivo, se protocoliza ante notario.

• Las actas de las asambleas extraordinarias son protocolizadas ante fedatario público.

3. Crea el Consejo de Administración

Desde el Consejo de Administración se da formalidad a los procesos administrativos y se precisa la visión estratégica de la empresa. 

Contar con este órgano permite examinar con cautela las distintas operaciones y calificar la gestión del director de la empresa.

Características del Consejo de Administración

• Es recomendable que el número de miembros del Consejo de Administración no exceda a cinco o seis personas.

• Del total de los consejeros, el 25% deberán ser independientes.

Crea el Comité de Dirección

En este comité se definen, evalúan, aprueban y ejecutan oportunamente los planes y estrategias que el Consejo de Administración diseña.

Características del Comité de Dirección

• Es importante organizar reuniones entre los departamentos responsables, por lo menos, cuatro o cinco veces al año y con fecha anticipada, para que se cumpla con la asistencia de todos los involucrados.

4. Establece la misión y visión de la empresa

Una vez establecidos los órganos de gobierno, redacta la misión y la visión de la empresa, así como los valores, las estrategias clave de negocio y los organismos y departamentos que la conforman.

5. Identifica los valores de la empresa

Determina los principios éticos y culturales que apoyan la misión y dan forma a la visión empresarial. 

Estos evidencian el compromiso de la empresa con la sociedad y las buenas costumbres al interior de la organización. Algunos de los valores más citados son: compromiso, responsabilidad, entusiasmo, independencia, igualdad, voluntad y perseverancia.

6. Diseña la gestión de riesgos

Visualiza los posibles riesgos que puede contraer tu empresa en distintos momentos y diseña un sistema equilibrado que advierta, determine, regule y contribuya a reducir las vulnerabilidades del negocio.

Una gestión de riesgos oportuna te permitirá disminuir la posibilidad de desastres y actuar de manera prudente y precavida para controlarlos o, de una vez, eliminarlos. 

7. Elabora el método de control interno

Desarrolla un método de control interno para asegurar el cumplimiento de la misión y reducir los riesgos de corrupción u omisión de labores.

El desarrollo del método de control interno atraviesa tres fases:

• Estructuración: el diseño de un plan de trabajo que garantice el funcionamiento del control interno y su eficacia.

• Ejecución: el desarrollo de los planes previstos en la estructuración. En esta fase es necesario regular los controles existentes para asegurar respuestas oportunas ante posibles riesgos.

• Evaluación: la calificación de los logros obtenidos y la valoración de los pasos que se siguieron para el cumplimiento de los objetivos. El propósito de esto es implementar una cultura de mejora continua. 

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) son la base tecnológica que refuerzan estas prácticas al integrar las diferentes áreas de la organización y promover la transparencia y la eficiencia.

Estos son los puntos clave que explican cómo un ERP fortalece el gobierno corporativo:

1. Conexión de áreas empresariales: Un ERP actúa como el núcleo operativo, conectando departamentos y asegurando un flujo de información centralizado y accesible.

2. Disponibilidad de información relevante: Centraliza los datos empresariales, lo que facilita el acceso a información actualizada y confiable para tomar decisiones fundamentadas.

3. Facilita la toma de decisiones estratégicas: Ofrece herramientas analíticas y datos en tiempo real que permiten evaluar riesgos y crear estrategias alineadas con los objetivos corporativos.

4. Automatización de procesos clave: Optimiza tareas repetitivas como la gestión financiera, el control de inventarios y la emisión de reportes, liberando tiempo para actividades estratégicas.

5. Fomenta la transparencia operativa: Proporciona trazabilidad en todas las operaciones, asegurando claridad en los procesos y generando confianza con tus colaboradores.

6. Fortalece el cumplimiento normativo: Permite a las empresas alinearse con regulaciones locales e internacionales al automatizar procesos y reportes que cumplen con estándares legales y fiscales.

7. Gestión proactiva de riesgos: Consolida la información para identificar y mitigar riesgos operativos y financieros de manera oportuna.

8. Capacidad de respuesta ante cambios: Ayuda a las empresas a adaptarse rápidamente a cambios en regulaciones o demandas del mercado, manteniendo su competitividad.

9. Construcción de una cultura de gobernanza responsable: Al establecer procesos estructurados y confiables, fomenta una cultura organizacional basada en la responsabilidad y la rendición de cuentas.