¿Cómo preparar tu nómina para una inspección extraordinaria STPS?
- junio 30, 2025
Para una inspección extraordinaria de la STPS, tu nómina debe cumplir con CFDI 4.0 con complemento 1.2, contratos laborales vigentes, reportes IMSS y SUA, y comprobantes de prestaciones. La documentación completa protege a tu empresa frente a sanciones.
Índice
¿Qué es una inspección extraordinaria de la STPS?
Documentación y registros obligatorios
Paso a paso para revisar y validar tu nómina
Tecnologías que facilitan el cumplimiento
Simulacros previos y auditorías internas
¡Dale un siguiente paso a tu gestión de nómina!
¿Qué es una inspección extraordinaria de la STPS?
La inspección extraordinaria es una visita realizada por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social sin previo aviso, con el fin de verificar posibles irregularidades denunciadas o derivadas de altos riesgos en el centro de trabajo. A diferencia de la ordinaria, no requiere citatorio previo y busca “detectar de forma inmediata la situación que prevalece en el Centro de Trabajo inspeccionado”. Según la Ley Federal del trabajo:
Esto significa que, en cualquier momento, tu empresa puede recibir un inspector que requiera revisar toda la documentación relacionada con las condiciones generales de trabajo, incluyendo nómina y obligaciones obrero-patronales.
Documentación y registros obligatorios
Para una inspección de nómina, la STPS centrará su revisión en que cumplas con:
- Orden de inspección y guía de derechos y obligaciones
Antes de iniciar la visita, el inspector entregará al patrón el original de la orden de inspección y la Guía de Derechos y Obligaciones, según los Lineamientos Operativos de Inspección 2025 publicados por la STPS. - Registros de pago de sueldos y salarios
La Ley Federal del Trabajo vigente obliga a expedir comprobantes de pago de nómina y a llevar bitácoras de salario cuando lo solicite el trabajador. - CFDI de nómina (Anexo 20 v4.0 del SAT)
Todos los pagos de nómina deben documentarse mediante CFDI versión 4.0 con Complemento de Nómina 1.2 (o superior), conforme al Anexo 20 Guía de llenado del CFDI. - Detalles de percepciones y deducciones
El complemento de nómina exige el desglose detallado de percepciones (salario base, horas extras, PTU, aguinaldo, etc.) y deducciones, tal como lo especifica el Anexo 20. - Tablas de ISR, subsidio al empleo y UMA
Para calcular las retenciones se deben usar las tablas de ISR y subsidio al empleo publicadas en la Resolución Miscelánea Fiscal 2025 (Anexo 8), y el valor de la UMA 2025 del INEGI: - Registros de afiliación y cuotas de seguridad social
Debes presentar los reportes de conciliación generados en IDSE o SUA, que prueben la coincidencia de la nómina con lo enviado al IMSS. - Contratos y avisos de alta/baja
Las relaciones laborales deben documentarse en contrato (individual o colectivo) y notificarse al IMSS vía IDSE con los avisos de alta, baja o modificación de salario, como exige la Ley Federal del Trabajo. - Bitácoras de capacitación y adiestramiento
Conforme a la NOM-017-STPS-2024, el patrón debe llevar un registro de todas las acciones de capacitación y adiestramiento impartidas. - Comprobantes de prestaciones (vacaciones, prima vacacional, finiquitos)
Los pagos por vacaciones, prima vacacional y finiquitos deben documentarse con CFDI de nómina y conservarse como comprobantes, de acuerdo a los artículos 76–87 de la Ley Federal del Trabajo.
Paso a paso para revisar y validar tu nómina
1. Verifica el timbrado de CFDI nómina
- Versión y complemento: Asegúrate de usar el CFDI 4.0 con Complemento Nómina 1.2, que incluye campos obligatorios como RFC, CURP, NSS y datos de percepciones/deducciones.
- Sello digital: Confirma que tus CFDI cuenten con el Certificado de Sello Digital (CSD) vigente.
- UUID y fecha de emisión: Revisa que cada recibo tenga su folio fiscal y se emitió dentro del periodo correspondiente.
2 Conciliación con el IMSS
- Exporta del SUA los cálculos de cuotas y compara con tus pólizas de nómina.
- Elabora un reporte de diferencias y, de encontrarse, corrige automáticamente antes de la visita.
3 Revisión de pagos provisionales de ISR
- Utiliza tu sistema para generar la información de los pagos provisionales de ISR, basados en los CFDI de nómina ya emitidos.
- Asegura que la retención calculada corresponda a las tablas vigentes de ISR del SAT.
Buenas prácticas internas
- 1. Asignación de roles y responsables: Designa un responsable de nómina y otro de registros laborales, para lineamientos claros durante la inspección.
- 2. Política de archivo y acceso: Implementa un sistema de gestión documental que permita al inspector acceder de inmediato a cualquier CFDI, contrato o reporte.
- 3. Simulaciones periódicas: Realiza simulaciones mensuales de nómina para prever diferencias y ajustar antes de que se conviertan en hallazgos.
- 4. Capacitación continua: Capacita a tu equipo de RR. HH. cada vez que el SAT o la STPS publiquen cambios normativos (p.ej., actualización de tablas de ISR o reforma al Anexo 20).
Tecnologías que facilitan el cumplimiento
La automatización es tu gran aliada. Al adoptar un sistema especializado como CONTPAQi® Nóminas, obtienes:
- Actualizaciones fiscales automáticas: tablas de ISR, subsidio y UMA se actualizan al instante cuando el SAT publica cambios.
- Generación y timbrado ilimitado de CFDI 4.0: Emisión de nómina con Complemento 1.2 cumpliendo con el Anexo 20 versión 4.0 .
- Conciliación con SUA e IDSE: reportes de diferencias y envío de altas/bajas directamente desde el sistema.
- Módulo de cancelación de CFDI: corrige y vuelve a emitir recibos sin salir de la plataforma .
- Control de incidencias y asistencias: integración con CONTPAQi® Colabora para importar faltas, retardos y horas extra, reduciendo carga manual.
Simulacros previos y auditorías internas
Antes de la inspección, realiza acciones de alto impacto:
- Autoinspección: sigue los mismos pasos del inspector; entrega la orden ficticia, solicita firma de acta y revisa la atención.
- Auditoría de CFDI: valida un subconjunto de recibos con el SAT para asegurar la correcta emisión y timbrado.
- Focus group con empleados: verifica que hayan recibido sus recibos y entienden sus percepciones y deducciones.
¡Dale un siguiente paso a tu gestión de nómina!
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- Administra prestaciones y evita errores en vacaciones.
- Controla ISR e IMSS, y genera automáticamente pólizas contables.
- Actualiza parámetros fiscales al momento de publicarse.
- Facilita el autoservicio para empleados y el timbrado masivo de CFDI.
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Fuentes:
Guía de llenado del CFDI global Versión 4.0 del CFDI | SAT
