Actualizado: junio 9, 2021

El timbrado de nómina es una certificación fiscal digital en el recibo de pago del trabajador. Esto implica que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) le otorga validez oficial al comprobante de la empresa porque la información ha sido verificada. Al comprobar que la nómina es correcta se entrega un sello digital que confirma la certificación.

Existen muchos beneficios que impactan directamente a los procesos de una empresa por el timbrado de nómina. Además de permitirle a la empresa cumplir con las disposiciones fiscales para evitar sanciones, el timbrado simplifica tareas y mejora la gestión financiera. Esto se ve reflejado en que ya no se presenta una declaración de sueldos y salarios. Por otro lado, al timbrar se puede deducir la nómina como gasto y beneficia al negocio.

Desde que se comenzó a aplicar el timbrado, todos los empleadores de México deben timbrar cada una de las nóminas de sus trabajadores. 

El timbrado de nómina ha ayudado a comprobar eficazmente la legalidad de los empleados y su declaración anual, aumentado la rapidez de los procesos. 

En relación con lo anterior, el timbrado de cada una de las nóminas es fundamental. Su importancia radica en que se trata de un proceso más para administrar tu empresa de manera adecuada ya que mantiene el negocio al día con la ley y evita problemas de multas o sanciones. 

Por otro lado, hay ciertos requisitos que se deben de cumplir para poder realizar el timbrado, estos son:

• Cumplir con los requisitos sobre los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI)
• Tener Firma Electrónica Avanzada (FIEL)
• Tramitar y registrar el Certificado del Sello Digital (CSD). Es importante revisar su vigencia.
• Contar con los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)

El Proveedor Autorizado de Certificación es el encargado de validar comprobantes fiscales y otorgar sellos oficiales del SAT. Para conseguir a un PAC puedes ingresar al sitio web del Servicio de Administración Tributaria para conocer la lista de los proveedores autorizados y así, optar por uno. Un punto importante en este aspecto es que puedes utilizar un software para gestionar la nómina y con la empresa indicada, podrás contar ya con los servicios del PAC, por lo que podrás facilitar el proceso así como reducir costos.

En el proceso para timbrar, primero se tiene que realizar la nómina y comprobar el RFC de los empleados. Después, se envía al Proveedor Autorizado de Certificación y este verifica que todo esté en orden. Por último, se timbra o se devuelve para revisión y correcciones. 

Es importante considerar que el timbrado se realiza cada que se hace un pago a los trabajadores, entonces se tiene que ir acorde a la periodicidad de la nómina. Toma en cuenta que el timbrado se puede realizar de 3 a 11 días hábiles desde el pago, dependiendo de la cantidad de empleados.

En el caso de haber cometido un error en los CFDI de nómina, estos se pueden corregir hasta antes de la declaración de anual pero es mejor realizar los ajustes cuanto antes. Esto porque el SAT procesa las correcciones en un lapso de 8 a 10 días naturales. Además, recuerda que el SAT notifica al contribuyente sobre errores en algunos casos pero no puedes confiarte, es tu responsabilidad hacer revisiones. 

El timbrado de nómina no es una elección por lo que es mejor que estés al tanto de todos los requerimientos para cumplir con este proceso y así poder realizarlo correctamente en tu empresa.