¿Qué es un CFDI, cómo se genera y qué incluye? Guía completa para empresas en México

¿Qué es el CFDI?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el formato electrónico oficial que respalda cualquier operación de venta de bienes, prestación de servicios o ingreso de recursos en México. Desde su instauración en 2011 por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el CFDI ha evolucionado para convertirse en el pilar del sistema de facturación digital mexicano.

Objetivos del CFDI

1. Digitalización y eficiencia
   Sustituye los comprobantes en papel por archivos XML y PDF, agilizando el proceso de emisión, recepción y almacenamiento.
2. Transparencia fiscal
   El timbrado en línea permite al SAT supervisar en tiempo real las transacciones, reduciendo espacios para la evasión.
3. Seguridad jurídica
   El uso de sellos digitales y certificados de sello (CSD) asegura la integridad del documento y evita alteraciones posteriores.

Principales características

• Formato XML estandarizado: Contiene todos los datos fiscales y comerciales, estructurados según el catálogo oficial del SAT.
• Timbre fiscal digital: Emisión del UUID y sello del PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) que valida la autenticidad del comprobante.
• Validez legal y fiscal: Único medio autorizable para deducciones, acreditamientos de IVA y comprobación ante la autoridad.

Beneficios de emitir CFDI

1. 1. Automatización contable: Los XML se integran automáticamente en soluciones ERP y sistemas contables, reduciendo captura manual.
2. 2. Control y trazabilidad: Fácil seguimiento de facturas emitidas y recibidas, con reportes inmediatos y auditorías más ágiles.
3. 3. Reducción de errores: Validaciones en captura y timbrado evitan omisiones de datos críticos o cálculos fiscales erróneos.
4. 4. Simplificación de devoluciones y cancelaciones: Con complementos de egresos o pago, se gestionan ajustes sin necesidad de trámites adicionales.
5. 5. Mejor imagen comercial: Cumplir con la normatividad da confianza a clientes y proveedores, fortaleciendo relaciones de negocio.

Elementos esenciales de un CFDI

1. Datos de emisor y receptor
   • RFC (Registro Federal de Contribuyentes) y nombre o razón social.
   • Domicilio fiscal del emisor.
2.  
3. Fecha y hora de expedición
   Se registra conforme al reloj del SAT, garantizando trazabilidad.
4.  
5. Tipo de comprobante
   • Ingreso: Venta de bienes o servicios.
   • Egreso: Devolución o cancelación.
   • Traslado: Movimiento de mercancías.
   • Nómina: Pago a trabajadores.
   • Pago: Complemento para pagos en parcialidades o posteriormente al servicio.
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7. Conceptos
   • Descripción detallada del producto o servicio.
   • Cantidad, unidad de medida, valor unitario y valor total.
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9. Impuestos
   • Traslados (IVA, IEPS) o retenciones (ISR, IVA).
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11. Folio fiscal (UUID)
    Identificador único asignado por el PAC.
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13. Sello digital
    Firma electrónica que garantiza la integridad del XML.

Proceso de emisión paso a paso

1. 1. Captura de datos: Registra la información fiscal del cliente, productos/servicios, precios, impuestos y condiciones de pago.
2. 2. Generación del XML: El sistema (o tu proveedor) crea el XML conforme al esquema oficial.
3. 3. Envío al PAC: El XML viaja al Proveedor Autorizado de Certificación para timbrado y obtención de UUID y sello SAT.
4. 4. Recepción y entrega: Obtienes el XML timbrado y, opcionalmente, un PDF de presentación para el cliente.
5. 5. Almacenamiento: Guarda y respalda los archivos (XML y PDF) por al menos cinco años, listos para revisión o auditoría.

Tipos de CFDI y sus complementos

• CFDI de Ingresos
• CFDI de Egresos/Cancelación
• CFDI de Traslado
• CFDI de Nómina
• CFDI de Pago (Complemento para registrar pagos posteriores)
• Complemento de Comercio Exterior
• Complemento de Hidrocarburos, Agrícola, etc.

Cada tipo de comprobante puede llevar complementos y subcomplementos específicos según la operación (por ejemplo, pago en parcialidades, comercio exterior, sectores especiales).

CFDI de nómina

El CFDI de nómina es un complemento obligatorio para documentar el pago de salarios y prestaciones a trabajadores bajo relación laboral, garantizando el cumplimiento de obligaciones patronales.

¿Quiénes deben emitirlo?

• Personas morales y físicas con trabajadores.
• Entidades exentas (asociaciones civiles, colegios privados) que paguen sueldos.
• Profesionales independientes con empleados.

Componentes del comprobante de nómina

1. Datos generales
   • RFC y razón social del patrón.
   • Fecha de emisión, folio fiscal y tipo de comprobante (“Nómina”).
2. Complemento de nómina
   • Periodicidad: Semanal, quincenal, decenal o mensual.
   • Fechas: Inicio y fin del periodo, número de días pagados.
   • Percepciones: Sueldo base, horas extra, primas, bonos, aguinaldo, vacaciones.
   • Deducciones: ISR, cuotas IMSS, aportaciones INFONAVIT, pensión alimenticia.
   • Otros pagos: Subsidio al empleo, vales de despensa, indemnizaciones.
3. Información del trabajador
   • Nombre, CURP, RFC y Número de Seguridad Social (NSS).
   • Clave y descripción del puesto.
4. Saldos en la relación laboral
   • En caso de finiquito o liquidación: días pendientes, indemnización, prima de antigüedad.

Procedimiento y plazos

1. Recolección de datos
   Obtén la nómina integrada: registro de asistencias, horas extras, bonos y deducciones.
2. Cálculo y registro
   Calcula percepciones y deducciones conforme a tablas del SAT y políticas internas.
3. Timbrado
   Envía al PAC antes de 3 días hábiles posteriores al pago; el incumplimiento puede traer multas y no deducibilidad.
4. Entrega
   Proporciona al trabajador el archivo XML y PDF, de forma impresa o electrónica.
5. Resguardo
   Conservar la documentación por cinco años para posibles revisiones.

Buenas prácticas y recomendaciones

• Mantén actualizados tus catálogos de productos y servicios conforme al SAT.
• Revisa periódicamente los folios utilizados y sincronízalos con tu software.
• Implementa validaciones internas para evitar errores en RFC, montos e impuestos.
• Respalda tu información en la nube o servidores locales con copias diarias.
• Capacita a tu equipo en el uso de la plataforma de facturación y cambios normativos.

Consecuencias de no emitir CFDI correctamente

• Multas y sanciones por parte del SAT: pueden ir desde miles hasta millones de pesos, según la gravedad.
• Pérdida de deducibilidad: los gastos o inversiones sin CFDI válido no son deducibles.
• Problemas de flujo de efectivo: clientes reacios a pagar si no reciben factura válida.
• Riesgos en auditorías: falta de comprobantes puede derivar en revisiones más exhaustivas y mayores costos de defensa fiscal.

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Fuentes

Artículo 29, párrafos primero y segundo, fracción IV y penúltimo párrafo del Código Fiscal de la Federación (CFF) y 39 del Reglamento del CFF, en relación con la regla 2.7.1.21., y el Capítulo 2.7 De los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o Factura Electrónica de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) vigente.

Formato de factura (Anexo 20)