En particular, el CFDI de nómina se ha convertido en una pieza fundamental en las relaciones laborales, proporcionando una detallada factura electrónica que registra los pagos de salarios y prestaciones entre empleadores y trabajadores.

¿Qué es el CFDI de nómina?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI 4.0) de nómina es un documento esencial en el ámbito laboral y tributario en México. 

Se trata de una factura electrónica que detalla la información relacionada con el pago de salarios y prestaciones a los trabajadores por parte de una empresa o persona empleadora. 

El CFDI de nómina es emitido y recibido a través de medios electrónicos, cumpliendo con los requisitos fiscales establecidos por la autoridad competente.

El objetivo principal del CFDI de nómina es brindar una evidencia clara y detallada de las transacciones salariales y prestaciones que se realizan entre el empleador y los empleados. 

Esto permite garantizar la transparencia y legalidad en las operaciones laborales, así como facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales por parte de los contribuyentes.

El contenido del CFDI de nómina incluye información crucial para su validez y aceptación ante las autoridades fiscales. Entre los datos relevantes que se encuentran en este comprobante se destacan:

• Identificación de las partes: Se incluyen los datos fiscales tanto del empleador como del empleado, incluyendo sus respectivos RFC (Registro Federal de Contribuyentes) y nombres completos o razones sociales.

• Fecha de emisión: Especifica el día en que se expide el CFDI de nómina.

• Detalles del pago: Incluye la cantidad neta a recibir por el trabajador, desglosando los conceptos que conforman el salario, tales como sueldo base, bonificaciones, comisiones, horas extras, entre otros.

• Deducciones y retenciones: En el CFDI de nómina se muestran los descuentos aplicados al salario bruto del trabajador, tales como impuestos, cuotas de seguridad social, préstamos, entre otros.

• Información sobre impuestos: Proporciona detalles acerca de los impuestos retenidos al trabajador, como el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y, en su caso, el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

• Fecha y forma de pago: Se indica la fecha en que el empleado recibió el pago, así como el medio utilizado para efectuarlo (transferencia bancaria, cheque, depósito, etc.).

El CFDI de nómina es un documento crucial para los empleados, ya que les permite contar con un respaldo oficial de sus ingresos y deducciones. 

Además, para los empleadores, este comprobante es fundamental para cumplir con las obligaciones fiscales y mantener un registro ordenado y transparente de los pagos realizados a sus trabajadores.

En términos fiscales, el CFDI de nómina es un elemento esencial para la correcta presentación de las declaraciones ante la Secretaría de Administración Tributaria (SAT) u otra entidad fiscal, ya que respalda los gastos de nómina y permite deducir ciertos conceptos para calcular adecuadamente los impuestos a pagar.

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Con funciones automatizadas y un seguimiento detallado de las incidencias laborales, podrás optimizar el proceso de pago a tus empleados, ahorrando tiempo y evitando errores. 

No importa el tamaño de tu empresa o la complejidad de tu nómina, CONTPAQi® Nóminasse adapta a tus necesidades, brindándote una gestión confiable y segura para el área de recursos humanos. 

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¿Cuándo entra en vigor el CFDI 4.0 para nóminas?

El 1 de enero de 2022 el complemento de nómina versión 1.2 se integró con la versión 4.0 del CFDI en su revisión C. En ese entonces, se podía emitir el CFDI de nómina en su versión 3.3, volviéndose obligatorio hasta el 1 de julio del 2023.

¿Cómo afecta la versión 4.0 al CFDI de nómina?

Los principales cambios que ocurrieron son:

• Se homologa la forma de expresión del formato fecha conforme al Anexo 20.

• Se eliminan las validaciones de la versión y forma de pago.

• Se incorporan las validaciones que llevan a cabo los Proveedores de Certificación de CFDI.

• Como parte de la integración con el CFDI 4.0, se incorporan requisitos obligatorios para la emisión del comprobante de nómina.

Como patrón puedes obtener la información que tus trabajadores tienen registrada ante el RFC para la emisión de sus comprobantes.

Más información en el portal del SAT

¿Cómo hacer una factura de nómina en el SAT 4.0?

El proceso de emisión de un CFDI de nómina implica cumplir con ciertos requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

Además de contener los datos fiscales estándar, este comprobante debe incluir el Complemento de Nómina, que detalla información detallada sobre las percepciones y deducciones que conforman el pago del trabajador.

Pasos para su uso

1. Ingresa al apartado Mi nómina en Mis cuentas del SAT.

2. Captura tu RFC y Contraseña o tu e.firma.

3. Proporciona o actualiza la información requerida.

4. Ingresa al apartado Mi nómina, Datos del patrón.

5. Ingresa al apartado Mi nómina, Datos de los Trabajadores.

6. Ingresa al apartado Mi nómina, Recibo de nómina.

7. Proporciona la información requerida.

8. Genera el comprobante fiscal.

9. Imprime o descarga la factura electrónica de nómina.

Es importante que antes de utilizar la aplicación de Nómina Mis cuentas, revises las políticas de uso para que conozcas los requisitos que debes cumplir para hacer uso del aplicativo, así como la información que necesitas para configurar tu información como patrón y la de tus trabajadores.

Da clic aquí para realizar tu factura electrónica de nómina en portal SAT

¿Qué datos debe contener el Recibo de nómina CFDI?

Un CFDI de nómina electrónico debe recibirse en formato XML y PDF. El XML es el que se presenta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), mientras que el PDF puede enviarse como comprobante al receptor de la transacción. 

Dado a los datos que incluye, el comprobante de nómina CFDI en formato XML está cifrado con mecanismos de protección.

De acuerdo con el SAT, los requisitos de un CFDI de nómina son: 

• Incluir RFC y nombre de quien lo emite y quien lo recibe.

• Señalar el domicilio y régimen fiscal del emisor.

• Incluir la cantidad pagada antes y después de impuestos y el número de días al que corresponde.

• Señalar el medio de pago, fecha y cada cuánto se realiza.

• Especificar unidad de medida, código y descripción del bien o servicio.

• Tener un Certificado de Sello Digital emitido por el SAT, el cual incluye un número de certificado.

¿Qué uso de CFDI lleva un Recibo de nómina?

En todas las emisiones de CFDI de pago, será obligatorio incluir el uso "CP01 Pagos", aplicable a cualquier régimen. Por otro lado, los CFDI de nómina siempre deberán llevar el uso "CN01 Nómina" al momento de su emisión. 

Estas indicaciones son de suma importancia para asegurar el cumplimiento de las regulaciones fiscales vigentes.

¿Cuál es el complemento de pago de nómina?

Un Complemento es una herramienta que se agrega al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) para incluir información específica sobre conceptos de ingresos por salarios, servicios personales subordinados o conceptos similares a salarios (Nómina). 

En este caso, el complemento de nómina 1.2 es el correspondiente para la emisión de CFDI 4.0.

¿Cómo timbrar nómina en el SAT 2023?

El timbrado de nómina es un proceso fundamental en el sistema de facturación electrónica bajo el esquema CFDI 4.0. 

Implica la certificación del CFDI de nómina por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), donde se valida y agrega información fiscal necesaria, como el Complemento de Nómina. 

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¿Cómo se hace el timbrado de nómina?

El proceso es el siguiente:

1. Ingresar a sat.gob.mx, menú superior derecho, contacto, sección: asistencia por internet, opción: portal personal, mi portal.

2. Registrar RFC, contraseña e inicio de sesión.

3. Seleccionar: servicios por Internet/servicios o solicitudes/solicitud.

4. Completar el formulario de la solicitud; seleccionar el trámite: solicitud datos trabajadores; adjuntar el listado con el total de los RFC a validar en archivo de texto plano (.txt) y comprimido en .ZIP, y dar clic en: enviar.

5. El sistema proporcionará el acuse de recepción con el folio con el que se podrá consultar la respuesta posteriormente.

6. Para consultar la respuesta se debe ingresar en el portal personal: Mi Portal; iniciar sesión; capturar el número de folio de la solicitud en la opción de: consulta; y dar clic en: buscar.

7. Seleccionar el folio revisar las notas y anexos, dar clic en el icono del “clip” y descargar el archivo con los datos del RFC.

8. La respuesta a la solicitud se entregará en los siguientes 10 días hábiles.

Una vez realizado el timbrado, el CFDI de nómina adquiere validez ante el SAT y cumple con los requisitos fiscales establecidos. Tanto el trabajador como el patrón pueden acceder al Visor de Nómina para trabajadores o el Visor de Nómina para patrones, que permite revisar la información contenida en el comprobante, asegurando transparencia en los pagos salariales.

Visor de nómina para trabajadores: Sirve para que consultes tus ingresos y retenciones por concepto de sueldos, salarios, asimilados a salarios y pagos por separación, manifestados al SAT por tus patrones, a través de los comprobantes de nómina que te expidieron, contiene información desde el año 2017 y posteriores. ¡Conócelo dando clic aquí!

Visor de nómina para patrones: Sirve para que consultes los pagos realizados a tus trabajadores de forma acumulada, así como para verificar la información de forma individual de cada uno de tus empleados que les hayas expedido un comprobante de nómina, permitiéndote conciliar el impuesto retenido contra el enterado en pagos provisionales, contiene información desde el año 2018 y posteriores. ¡Conócelo dando clic aquí!

¿Cuántos días tengo para timbrar la nómina 2023?

Para los efectos de los artículos 29, segundo párrafo, fracción IV del CFF, 27, fracciones V, segundo párrafo y XVIII, así como 99, fracción III de la Ley del ISR, en relación con los artículos 29 y 39 del Reglamento del CFF, los contribuyentes podrán expedir los CFDI por las remuneraciones que cubran a sus trabajadores o a contribuyentes asimilados a salarios, antes de la realización de los pagos correspondientes, o dentro del plazo señalado en función al número de sus trabajadores o asimilados a salarios, posteriores a la realización efectiva de dichos pagos, conforme a lo siguiente:

En cuyo caso, considerarán como fecha de expedición y entrega de tales comprobantes fiscales la fecha en que efectivamente se realizó el pago de dichas remuneraciones.

Cumplir con estos plazos resulta esencial para asegurar un adecuado registro y cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con la nómina.

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¿Cuál es la clave para sueldos y salarios?

Se debe registrar la clave “605”Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios, como régimen fiscal del contribuyente receptor del comprobante (trabajador asalariado o asimilado a salarios). 

Este dato puede ser consultado en la constancia de situación fiscal emitida por el SAT, la cual se puede obtener en la siguiente liga: Constancia de situación fiscal

¿Como parte de la integración con el CFDI versión 4.0 se incorporan requisitos obligatorios para la emisión del comprobante de nómina?

Con la integración del CFDI 4.0, los nuevos requisitos obligatorios para el comprobante de nómina son: 

• RFC

• Nombre

• Régimen fiscal

• Código postal del domicilio fiscal del receptor

Estos requisitos buscan mejorar la precisión de la información fiscal y facilitar el cumplimiento de obligaciones tributarias.

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CONTPAQi® Personia es un sistema integral diseñado para simplificar y optimizar el proceso de generación y gestión de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de Nómina en México.

Este software ofrece a las empresas una herramienta eficiente para el cálculo preciso de la nómina, el cumplimiento normativo y la generación de recibos de sueldo electrónicos.

A través de CONTPAQi® Personia, las organizaciones pueden automatizar la emisión de CFDI de Nómina, asegurando la correcta inclusión de los elementos requeridos por las autoridades fiscales y la adecuada timbración de los comprobantes.

Además, este sistema facilita la generación de reportes y documentos necesarios para el control y la toma de decisiones en materia de recursos humanos y contabilidad, ofreciendo una solución integral que contribuye a la eficiencia y cumplimiento en la gestión de nóminas.

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Fuentes:

Complemento de nómina | SAT

Recibo de nómina | SAT 

Twitter - SAT

Comprobante de Nómina | SAT

Guía de llenado de comprobante de Nómina | SAT

Regla 2.7.5.1 | SAT