¿Qué es un CFDI de nómina?: requisitos y cómo hacerlo paso a paso en 2025

Emitir correctamente el recibo de nómina con CFDI es una obligación fiscal esencial para todas las empresas en México. Este blog, además de respaldar el pago al trabajador, debe cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), incluyendo la generación del comprobante fiscal en formato electrónico. En esta guía conocerás qué es, cuáles son los elementos del CFDI, cómo obtener CFDI nómina, y los principales procesos del CFDI para 2025.

¿Qué es un recibo de nómina con CFDI?

Es un comprobante fiscal digital que respalda el pago de salarios a un trabajador. Este CFDI se emite en formato XML y debe contener información precisa sobre el trabajador, el periodo de pago, las percepciones, deducciones, subsidios y cualquier otra cantidad relacionada.

Este tipo de recibo es obligatorio desde 2017, y a partir de CFDI 4.0, el SAT ha endurecido los requisitos para su validación.

Consulta cómo emitir correctamente un CFDI 4.0

Elementos del CFDI de nómina

Los elementos del CFDI son los componentes obligatorios que deben incluirse para que el comprobante tenga validez fiscal. Están definidos en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal.

Entre los más importantes:

• Datos del emisor: RFC, régimen fiscal y razón social de la empresa.
  
  
• Datos del receptor: RFC, nombre completo, código postal y régimen del trabajador.
  
  
• Periodo de pago: fecha de inicio y fin, día de pago.
  
  
• Percepciones: sueldo, horas extras, aguinaldo, vacaciones, bonos, etc.
  
  
• Deducciones: ISR, IMSS, préstamos, pensiones alimenticias.
  
  
• Otros pagos: subsidios al empleo, indemnizaciones.
  
  
• Complemento de nómina: información estructurada adicional exigida por el SAT.
  
  

Un error en cualquiera de estos elementos puede invalidar el CFDI y generar sanciones.

¿Cómo sacar el RFC? Conoce nuestra guía.

Requisitos fiscales para emitir un CFDI de nómina en 2025

• E.firma vigente
  
• Certificado de sello digital (CSD)
  
• Registro del trabajador ante el SAT con datos fiscales completos
• Uso de la versión CFDI 4.0
• Generación del archivo XML con estructura y validación correcta
• Uso de un proveedor autorizado de certificación (PAC) o sistema de nómina actualizado

¿Cómo obtener CFDI de nómina correctamente?

El proceso para obtener CFDI nómina puede variar según el sistema que utilices, pero debe incluir los siguientes pasos:

• Registrar al trabajador en tu sistema de nómina con todos sus datos fiscales (RFC, CURP, régimen, banco, etc.)
• Calcular el sueldo bruto y neto considerando percepciones y deducciones
• Generar el archivo XML con los elementos del CFDI
• Timbrar el comprobante con un PAC autorizado
• Entregar al trabajador el XML y PDF del recibo de nómina
  
  

Puedes automatizar este proceso usando sistemas como CONTPAQi Nóminas® que ya están alineados con el SAT.

Detalles técnicos del complemento de nómina

El complemento de nómina es una sección adicional al CFDI estándar que agrupa los siguientes datos:

• Clave única del trabajador.
  
  
• Tipo de jornada laboral.
  
  
• Riesgo de trabajo (IMSS).
  
  
• Salario base de cotización.
  
  
• Salario diario integrado.
  
  
• Número de días pagados.
  
  
• Total de percepciones gravadas y exentas.
  
  
• Total de deducciones obligatorias y voluntarias.
  
  

Este complemento debe coincidir con la información registrada en el IMSS, INFONAVIT y SAT, lo cual refuerza la fiscalización cruzada entre instituciones.

Procesos de CFDI: desde el cálculo hasta el timbrado

Los procesos del CFDI no terminan al emitir el recibo. Incluyen:

• Cálculo de la nómina con base en políticas internas y leyes laborales
  
  
• Generación del CFDI con complemento de nómina
  
  
• Timbrado mediante proveedor autorizado
  
  
• Envió a trabajadores y resguardo digital
  
  
• Conciliación contable y declaración mensual ante el SAT
  
  

Automatizar estos procesos reduce errores y evita multas por parte de la autoridad.

Paso a paso: cómo hacer un recibo de nómina con CFDI en 2025

1. 1. Recolecta la información del trabajador

   Asegúrate de contar con la constancia de situación fiscal, RFC, CURP, régimen fiscal y datos bancarios.

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3.  

   2. Calcula la nómina del periodo

   Considera días trabajados, incidencias, horas extras, vacaciones, bonos, etc.

4.  

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   3. Captura la información en tu sistema

   Verifica que los datos coincidan con los catálogos del SAT (percepciones, deducciones y claves).

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   4. Genera el XML con el complemento de nómina

   Debe incluir todos los campos requeridos en estructura compatible.

   5. Timbrado

   Utiliza un PAC autorizado para validar el CFDI.

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9.  

   6. Entrega y resguardo

   Envía al trabajador el recibo en formato PDF y XML. Guarda respaldo para al menos cinco años.

¿Quieres cancelar un CFDI? Descubre cómo hacerlo paso a paso

Buenas prácticas para evitar errores en el CFDI de nómina

• Revisa que el nombre y RFC del trabajador coincidan con los del SAT
  
  
• Verifica que los códigos de percepciones y deducciones sean los correctos
  
  
• Usa catálogos oficiales actualizados
  
  
• No omitas el complemento de nómina
  
  
• Asegúrate de tener timbrado el CFDI antes de la fecha límite de declaración
  
  
  

Multas por errores en CFDI de nómina

El SAT puede sancionar a los patrones que emitan CFDIs con errores o que incumplan con su emisión en tiempo y forma.

¿Dudas sobre el CFDI de Nómina?

¿Puedo emitir CFDI de nómina si soy persona física?

Sí. Si eres empleador, estás obligado a emitir CFDI de nómina, sin importar tu régimen fiscal.

¿Cuál es la diferencia entre recibo de nómina y CFDI?

El recibo puede ser un documento interno, pero el CFDI es el comprobante digital oficial, validado por el SAT, con efectos fiscales y laborales.

¿Qué pasa si no timbro el CFDI?

El comprobante no será válido para deducciones, podrías recibir multas y tu empresa podría ser fiscalizada.

¿Puedo cancelar un CFDI de nómina?

Sí, pero solo si el trabajador no ha hecho uso de él. Debes indicar el motivo de cancelación y hacerlo dentro del mismo ejercicio fiscal.

¿Se puede automatizar este proceso?

Sí. Herramientas como CONTPAQi Nóminas® permiten calcular, generar, timbrar y entregar los CFDIs de forma automatizada.

¿Qué es un CFDI de nómina?

Es un comprobante fiscal digital que valida el pago de salarios, obligatorio desde 2017 y regulado por el SAT.

¿El CFDI de nómina es obligatorio para todas las empresas?

Sí, tanto personas físicas con trabajadores como personas morales deben emitirlo.

¿Qué pasa si no emito CFDI de nómina?

No podrás deducir salarios y podrías recibir multas de hasta $97,000 por trabajador.

¿Qué diferencia hay entre recibo de nómina y CFDI?

El recibo puede ser interno, pero el CFDI es el comprobante digital oficial con efectos fiscales.

Optimiza tu proceso de nómina con CONTPAQi Nóminas®

Emitir correctamente un recibo de nómina con CFDI no es solo un requisito legal, sino una garantía de seguridad fiscal tanto para el empleador como para el trabajador. Los procesos del CFDI deben automatizarse y alinearse con las reglas vigentes del SAT, cuidando todos los elementos del CFDI para evitar sanciones.

Gestionar la nómina de tu empresa y cumplir con el SAT puede ser fácil si usas la herramienta adecuada. CONTPAQi Nóminas® es la solución ideal para emitir CFDI de nómina de forma automática, segura y actualizada.

Con CONTPAQi Nóminas® puedes:

• Calcular y timbrar la nómina en minutos
  
  
• Generar recibos con CFDI 4.0 validados por el SAT
  
  
• Automatizar el cálculo de ISR, IMSS, INFONAVIT y más
  
  
• Obtener reportes de nómina y validación de CFDI
  
  
• Tener todo centralizado y respaldado en la nube
  
  

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Fuentes:

Complemento de nómina | SAT

Recibo de nómina | SAT 

Twitter - SAT

Comprobante de Nómina | SAT

Guía de llenado de comprobante de Nómina | SAT

Regla 2.7.5.1 | SAT