Recibo de nómina con CFDI: qué es, requisitos y cómo hacerlo paso a paso en 2025
- mayo 12, 2025
Emitir correctamente el recibo de nómina con CFDI es una obligación fiscal esencial para todas las empresas en México. Este blog, además de respaldar el pago al trabajador, debe cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), incluyendo la generación del comprobante fiscal en formato electrónico. En esta guía conocerás qué es, cuáles son los elementos del CFDI, cómo obtener CFDI nómina, y los principales procesos del CFDI para 2025.
¿Qué es un recibo de nómina con CFDI?
Es un comprobante fiscal digital que respalda el pago de salarios a un trabajador. Este CFDI se emite en formato XML y debe contener información precisa sobre el trabajador, el periodo de pago, las percepciones, deducciones, subsidios y cualquier otra cantidad relacionada.
Este tipo de recibo es obligatorio desde 2017, y a partir de CFDI 4.0, el SAT ha endurecido los requisitos para su validación.
Consulta cómo emitir correctamente un CFDI 4.0
Elementos del CFDI de nómina
Los elementos del CFDI son los componentes obligatorios que deben incluirse para que el comprobante tenga validez fiscal. Están definidos en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal.
Entre los más importantes:
- Datos del emisor: RFC, régimen fiscal y razón social de la empresa.
- Datos del receptor: RFC, nombre completo, código postal y régimen del trabajador.
- Periodo de pago: fecha de inicio y fin, día de pago.
- Percepciones: sueldo, horas extras, aguinaldo, vacaciones, bonos, etc.
- Deducciones: ISR, IMSS, préstamos, pensiones alimenticias.
- Otros pagos: subsidios al empleo, indemnizaciones.
- Complemento de nómina: información estructurada adicional exigida por el SAT.
Un error en cualquiera de estos elementos puede invalidar el CFDI y generar sanciones.
¿Cómo sacar el RFC? Conoce nuestra guía.
Requisitos fiscales para emitir un CFDI de nómina en 2025
- E.firma vigente
- Certificado de sello digital (CSD)
- Registro del trabajador ante el SAT con datos fiscales completos
- Uso de la versión CFDI 4.0
- Generación del archivo XML con estructura y validación correcta
- Uso de un proveedor autorizado de certificación (PAC) o sistema de nómina actualizado
¿Cómo obtener CFDI de nómina correctamente?
El proceso para obtener CFDI nómina puede variar según el sistema que utilices, pero debe incluir los siguientes pasos:
- Registrar al trabajador en tu sistema de nómina con todos sus datos fiscales (RFC, CURP, régimen, banco, etc.)
- Calcular el sueldo bruto y neto considerando percepciones y deducciones
- Generar el archivo XML con los elementos del CFDI
- Timbrar el comprobante con un PAC autorizado
- Entregar al trabajador el XML y PDF del recibo de nómina
Puedes automatizar este proceso usando sistemas como CONTPAQi Nóminas® que ya están alineados con el SAT.
Procesos de CFDI: desde el cálculo hasta el timbrado
Los procesos del CFDI no terminan al emitir el recibo. Incluyen:
- Cálculo de la nómina con base en políticas internas y leyes laborales
- Generación del CFDI con complemento de nómina
- Timbrado mediante proveedor autorizado
- Envió a trabajadores y resguardo digital
- Conciliación contable y declaración mensual ante el SAT
Automatizar estos procesos reduce errores y evita multas por parte de la autoridad.
Paso a paso: cómo hacer un recibo de nómina con CFDI en 2025
- 1. Recopila la información del trabajador
- 2. Calcula la nómina correspondiente al periodo
- 3. Verifica el RFC y régimen del receptor (trabajador)
- 4. Genera el CFDI con todos los elementos requeridos
- 5. Timbralo a través de un PAC o sistema como CONTPAQi Nóminas®
- 6. Entrega al trabajador su recibo (XML y PDF)
- 7. Guarda respaldo de todos los comprobantes emitidos
¿Quieres cancelar un CFDI? Descubre cómo hacerlo paso a paso
Buenas prácticas para evitar errores en el CFDI de nómina
- Revisa que el nombre y RFC del trabajador coincidan con los del SAT
- Verifica que los códigos de percepciones y deducciones sean los correctos
- Usa catálogos oficiales actualizados
- No omitas el complemento de nómina
- Asegúrate de tener timbrado el CFDI antes de la fecha límite de declaración
¿Dudas sobre el CFDI de Nómina?
¿Puedo obtener CFDI de nómina si soy persona física con trabajadores?
Sí. Estás obligado a emitir CFDI de nómina si pagas sueldos.
¿Cuál es la diferencia entre recibo de nómina y CFDI?
El CFDI es la representación electrónica del recibo. Uno no sustituye al otro, sino que lo complementa.
¿Puedo automatizar el proceso de CFDI?
Sí, con soluciones como CONTPAQi Nóminas® puedes calcular, timbrar y almacenar de forma automática.
¿Cuáles son los errores más comunes en los elementos del CFDI?
RFC mal capturado, datos fiscales incompletos, omitir el complemento de nómina.
Optimiza tu proceso de nómina con CONTPAQi Nóminas®
Emitir correctamente un recibo de nómina con CFDI no es solo un requisito legal, sino una garantía de seguridad fiscal tanto para el empleador como para el trabajador. Los procesos del CFDI deben automatizarse y alinearse con las reglas vigentes del SAT, cuidando todos los elementos del CFDI para evitar sanciones.
Gestionar la nómina de tu empresa y cumplir con el SAT puede ser fácil si usas la herramienta adecuada. CONTPAQi Nóminas® es la solución ideal para emitir CFDI de nómina de forma automática, segura y actualizada.
Con CONTPAQi Nóminas® puedes:
- Calcular y timbrar la nómina en minutos
- Generar recibos con CFDI 4.0 validados por el SAT
- Automatizar el cálculo de ISR, IMSS, INFONAVIT y más
- Obtener reportes de nómina y validación de CFDI
- Tener todo centralizado y respaldado en la nube
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Fuentes:
Guía de llenado de comprobante de Nómina | SAT
