El software empresarial se ha convertido en una herramienta o, mejor dicho, un conjunto de herramientas indispensables para la operación de prácticamente cualquier negocio en México.

Su uso se ha popularizado y las disposiciones fiscales que la autoridad fiscal (Servicio de Administración Tributaria [SAT]) ha implementado para el control y procesamiento de los comprobantes digitales (CFDI), como obligación para todos los contribuyentes del país, ha impulsado en mucho la automatización de las empresas implementando un software empresarial.

Pero todavía existen retos que los empresarios y los emprendedores deben enfrentar para, por ejemplo, seleccionar su primer software empresarial y de este modo tomar mejores decisiones a favor del desarrollo y crecimiento de sus empresas.

Un segundo reto tiene que ver con cambiar de sistema, debido a que la evolución de su negocio lo exige. La necesidad aquí es contar con una software cada vez más sólido, robusto y eficiente para el correcto control de los flujos administrativos y contables, principalmente.

Los dueños de negocios, directores, gerentes o encargados de áreas antes de decidir la compra o actualización de su software deben preguntarse: ¿cuáles objetivos se buscan cumplir mediante el uso y aprovechamiento de un software administrativo?

Recomendaciones para elegir tu primer software administrativo

Para responder, identificamos algunos aspectos a evaluar y de este modo tener mayor certeza de la importancia de contar en la empresa con un software administrativo. Aquí van algunas recomendaciones a tomar en cuenta:

1. Registro de las actividades para crear historial operativo y esto nos ayude a contar con información a analizar de diferentes periodos e identificar qué se hizo bien y qué podemos mejorar.

2. Análisis de información para definir mejores estrategias, iniciativas y acciones. Todo esto impacta en una mejor toma de decisiones.

3. Centraliza la información y fomenta la colaboración en equipo. Es importante porque de este modo los encargados o involucrados pueden consultar data importante para ejecutar de mejor manera las acciones y estrategias.

4. Ahorro de tiempo, evitando procesos manuales y promueve la estandarización de procesos. Así, se establecen métodos de trabajo con calidad.

Cumplir con los cuatro puntos anteriores, puede ser una tarea complicada si no se cuenta con la asesoría profesional que permita el desarrollo de un plan para el logro de los objetivos planteados. Y en donde se tiene como primera meta adquirir o actualizar el software empresarial. 

Vale la pena acercarse a un profesional en la implementación de software administrativo para generar un plan que ayude a lo anterior. Sobre todo, donde exista un análisis de necesidades de la empresa.

Acciones para la implementación de un software administrativo

Ahora bien, estas son acciones que se tendrían que hacer para fomentar la adquisición y posterior uso de un software administrativo1:

1. Destinar un presupuesto, tanto para la compra del sistema y su implementación.

2. Evaluar las opciones que existen en el mercado considerando que elegir un software administrativo no sólo resuelve necesidades inmediatas (muchas veces únicamente pensamos, por ejemplo, en el cumplimiento de una disposición fiscal como la emisión y recepción de Facturas Electrónicas [CFDI]; este tema es muy relevante pero no debería ser el eje central), sino definir objetivos de negocio que nos acerquen a los cuatro puntos anteriores. Principalmente, el control de procesos y operaciones relevantes como las ventas, cobranza o gestión de inventarios, entre otros.

3. Establecer un plan de trabajo con alcances claros y compromiso de entrega; preferentemente dividido en fases que estén orientadas al cumplimiento de los objetivos de negocio.

4. Nombrar a un líder de proyecto interno en la empresa. Este funge como responsable de la comunicación y gestión a alto nivel con el consultor/implementador a cargo del proyecto. Este líder debe contar con la autoridad suficiente y conocer la operación del negocio.

5. Se debe crear un informe que documente los avances o en su caso los obstáculos durante el proyecto, a fin de detectar cualquier ajuste que se requiera hacer a la brevedad, esto será también una bitácora que podría ser de utilidad en futuros procesos de la implementación.

¿Qué áreas clave pueden ser más eficientes con un software empresarial?

A continuación las enlistamos algunas de las más importantes: 

1. La gestión de las ventas.

2. El control de clientes y su comportamiento comercial.

3. La administración de las compras y proveedores

4. Inventarios.

5. Emisión y recepción de CFDI.

6. Atención de cambios fiscales más recientes como la Cancelación de CFDI y la aceptación de las solicitudes de cancelación por parte del receptor o emisión y recepción del Recibo Electrónico de Pagos (REP) y su posterior gestión y Contabilización.

7. Automatización del proceso contable.

Al usar un software administrativo para controlar tu negocio, no sólo contarás con la información al día, detallada y confiable que permite tomar mejores decisiones, también ayuda a diseñar procedimientos sistematizados y esto promueve mejores prácticas en la empresa.

Los empleados serán más productivos y contarán con las herramientas necesarias que les facilite su desempeño profesional del día a día.

Sin duda, las empresas que utilizan un software empresarial son más eficientes, pues aprovechan el poder en el procesamiento de la información, posicionándolas mejor frente a sus competidores.