¿Qué debo revisar para elegir el mejor software para gestionar facturas?

Con el cambio, en 2011, de hacer obligatoria la Factura Electrónica en México, muchas micro, pequeñas y mediana empresas (PyMEs) tuvieron que invertir en tener un software que les ayudará a atender esta obligación y procesos.

Muchos años han pasado y hoy en día, emitir y recibir facturas electrónicas (o CFDI), es una tarea habitual en este tipo de empresas dedicadas a comercializar servicios o productos.

De hecho, de acuerdo con el estudio Digitalización: retos y evolución de las PyMEs, elaborado por CONTPAQi, 98% de ese tipo empresas inician su digitalización teniendo un software para la facturación.

En la toma de decisiones, revela la investigación, consideran a la facturación y el uso de tecnología en este proceso el cuarto indicador más importante para analizar el estado del negocio y decir su rumbo: 16% de las PyMEs en México así lo considera.

Probablemente las pequeñas y medianas empresas no tengan aún la posibilidad de contar con todo un área especializada cuya tarea sea el manejo de las cuentas de la empresa; por lo tanto, el software es una buena herramienta para todas estas tareas de facturación:

¿Qué hace un software de facturación?

• Ayuda a emitir facturas electrónicos (o CFDI) con los requisitos de ley o cambios más recientes del SAT.
• En la recepción de comprobantes, permite verificar que estén bien hechos y tengan los requisitos dispuestos por el SAT, en cuanto datos del proveedor y/o cliente, y esté en la versión vigente (CFDI 3.3).
• Facilita la emisión de complementos u otro tipo de comprobantes que acompañan a las facturas, como CFDI de Pagos o REP, Comercio exterior, notas de cargo y crédito, Addendas, entre otros.
• Ayuda a la emisión de comprobantes digitales de diferentes giros, como gasolineras, constructoras, transportistas, escuelas, hospitales, agencias aduanales, hoteles, entre otros.
• Permite la administración y gestión de los archivos XML del CFDI para, entre otras actividades contables, agilizar la Contabilización de las facturas.
• Genera informes y aprovecha la información contenida en los archivos XML para mejorar la toma de decisiones en Ventas, Cobranza y el cumplimiento con la autoridad fiscal, entre otros. 
• Agiliza los procesos de pago y cobro, mejorando la relación con clientes y proveedores.

Otras ventajas a no perder de vista

Un software de facturación cuenta con múltiples ventajas que se enlistan de manera cuantitativa y cualitativa.

Principales ventajas cuantitativas

• Reduce los plazos y el costo de procesamiento de los comprobantes digitales.
• Mejora la productividad de los equipos de trabajo y las empresas.
  
• Controla los flujos de efectivo y mejora la gestión de las necesidades de capital de trabajo, a partir del análisis de la información contenida en los archivos XML de las facturas.

Principales ventajas cualitativas

• Mejora la relación con los proveedores y clientes.
• Enfoca los recursos en tareas gratificantes. 
• Limita los riesgos de error y fortalece el sistema de control interno.
  
• Moderniza, simplifica y agiliza las funciones administrativa, comercial y contable, entre otras, aumentando la productividad.

Además de sus ventajas cuantitativas y cualitativas, las razones de usar un software de factura son varias: 

1. Crea facturas más rápido y con mayor precisión. En lugar de ingresar la información manualmente como fecha de envío de factura, información del vendedor o nombre del comprador, etc, el sistema lo genera de forma automática, a excepción de los datos variables. 
2. Genera facturas en cualquier lugar. Existen plataformas en línea que funcionan con tecnología en la nube, por lo que las empresas pueden generar facturas desde cualquier lugar con una conectividad a Internet. 

• Integrar la facturación con sus sistemas comerciales. Algunas plataformas de facturación se integran con su sistema de contabilidad para facilitar un mejor control de las finanzas de la empresa.

Muchas pequeñas y medianas empresas cierran por problemas de flujo de efectivo; por lo tanto debes tomar la decisión de inversión de forma inteligente; y es aquí donde un software de facturación, comercial o administrativo, en primera instancia, puede ser de gran utilidad.

Sobre todo porque ayuda a la emisión de comprobantes digitales (o CFDI), el documento oficial para sustentar operaciones comerciales. Al asegurar la emisión de facturas, tus operaciones de venta no se detienen y de este modo también tienes certidumbre del pago de éstas y la entrada de flujo de efectivo a la empresa.

De igual modo, al emitir tus comprobantes con los requisitos de ley (de ahí, la importancia que el software esté actualizado con los últimos cambios del SAT) reduces el índice de error y retrabajo; asegurando nuevamente que tus facturas sean pagadas en tiempo.

Para elegir el mejor software de facturación para ti debes: 

• Identificar tus necesidades. Ten en cuenta cómo utilizarás el software, tal vez requieras que el sistema de facturación te permita integrar con tu software de contabilidad. O tal vez necesites completa disponibilidad para generar facturas por lo que las soluciones de facturación en nube serían la opción.

Además, de verificar la cantidad de facturas que emites al mes y de este modo elegir el que mejor se adecue a tus necesidades. 

• Destinar un presupuesto. No temas gastar en recursos que necesitas. Existen paquetes de servicios de Contabilidad que incluye los procesos de facturación, de esta manera ahorras cierto costo.

• Verificar integraciones. Es de utilidad que los sistemas que utilizas en tu negocio como el de nómina, Contabilidad o facturación puedan integrarse para así tener toda la información en un mismo sitio. De esta manera ahorras tiempo en el trabajo de ingreso de datos y reduces la posibilidad de errores, además de agilizar procesos.

• Revisar que ofrece el software. Es decir, si te permite registrar las operaciones diarias de tu negocio para obtener reportes personalizados o si te facilita estar al día con los cambios fiscales oficiales para que cumplas con la ley.

• Hacer las preguntas: 

• ¿Es fácil de usar?
• ¿Cuenta con las actualizaciones de ley?
• ¿Hace actualizaciones frecuentes con nuevas funcionalidades o de acuerdo con los cambios, pequeños o grandes, que hace el SAT? 
• ¿Ayuda a verificar la validez de los CFDI?
• ¿Ayuda a la gestión de los CFDI?
• ¿Facilita la toma de decisiones a partir de la generación de reportes?
• ¿Garantiza la seguridad de tu información?
• ¿Hay un respaldo de datos?
• ¿El software crece si crece mi negocio?

Las empresas dependen más de la digitalización y la automatización para agilizar sus procesos. La eficiencia mediante el uso de la tecnología trae consigo ventajas competitivas.

Utilizar un software de facturación facilita el registro de información para dar seguimiento más automático y simple en el negocio. Así reduces tiempo y entregas mayor profesionalismo y consistencia en el trabajo de facturación.