El control de viáticos es un aspecto esencial en la gestión financiera de cualquier empresa. No solo impacta el flujo de efectivo, sino que también determina la deducibilidad fiscal de estos gastos ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Índice
Etapas del control de viáticos
¿Cómo mejorar este proceso con tecnología?
Recomendaciones finales
Asegura tu flujo de efectivo
Etapas del control de viáticos
Un proceso ordenado facilita el cumplimiento y la deducibilidad. Se compone de cinco fases:
- Planeación y solicitud
- Definir políticas internas: quiénes pueden solicitar viáticos, montos máximos, categorías (transporte, hospedaje, alimentación).
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- Generar solicitud digital que incluya destino, fechas y motivo del viaje.
- Anticipo de fondos
- Otorgar anticipos al colaborador por medio de transferencia bancaria o cheque.
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- Registrar el anticipo en el sistema contable como un pasivo hasta su comprobación.
- Gasto y comprobación
- Reunir CFDI de servicios (aerolínea, hotel, restaurantes, taxis).
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- Si se emplean tarjetas corporativas, verifica que que cada pago cuente con su CFDI asociado.
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- Recepción y validación
- Validar vigencia y estructura de los CFDI mediante el Administrador de Documentos Digitales (ADD) del SAT.
- En caso de CFDI de nómina por viáticos, verificar que se incluya la clave de percepción (TipoPercepción "050") y que el importe exento sea correcto.
- Registro contable y conciliación
- Asignar cada CFDI a la póliza correspondiente (cuenta de gasto y pasivo de anticipo).
- Conciliar movimientos bancarios con anticipos y reembolsos para ajustar el flujo de efectivo.
¿Cómo mejorar este proceso con tecnología?
Para optimizar el control de viáticos y su registro contable:
- Contabilizador automático: vincula los CFDI directamente con las pólizas contables según reglas preestablecidas.
- ADD integrado: valida CFDI y extrae datos clave , tanto en formato XML como PDF, desde el portal del SAT.
- Conciliación bancaria: asocia movimientos bancarios con anticipos y reembolsos automáticamente.
- Clasificación avanzada: organiza CFDI por RFC, proyecto o responsable, facilitando la búsqueda y control interno.
Recomendaciones finales
- Documenta políticas internas de viáticos y asegúrate de que todos los colaboradores las conozcan.
- Capacita al personal en el uso del ADD y la correcta emisión de CFDI de nómina por viáticos.
- Consulta periódicamente la RMF para mantener actualizados los topes y requisitos fiscales.
- Automatiza procesos críticos para reducir tiempos y errores manuales.
- Monitorea tu flujo de efectivo vinculando anticipos, gastos y conciliaciones bancarias.
Asegura tu flujo de efectivo
El control de viáticos con CFDI no solo asegura el cumplimiento fiscal, sino que fortalece la gestión del flujo de efectivo y mejora la toma de decisiones. Siguiendo el marco normativo del SAT y aplicando buenas prácticas y herramientas tecnológicas, tu empresa mantendrá una contabilidad ordenada, reducirá riesgos y optimizará recursos.
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Fuentes:
Complemento de Nómina | SAT
Reporte de viáticos en el recibo de nómina | SAT
