Anticipo de nómina: ¿Cómo registrarlo y timbrarlo correctamente?

 El anticipo de nómina es un adelanto parcial del salario que debe registrarse, timbrarse y deducirse correctamente en la nómina para cumplir con la LFT, la LISR y los lineamientos del SAT. Su correcta gestión evita errores en el cálculo del ISR y cuotas, y garantiza que los comprobantes CFDI cumplan con el complemento de nómina vigente.

¿Qué es un anticipo de nómina?

El anticipo de nómina es una entrega anticipada de parte del salario que el empleado ya devengó pero aún no ha percibido. No representa un ingreso adicional, sino un adelanto de remuneración ya generada, reflejándose en la contabilidad como un activo temporal para la empresa, que se revertirá cuando se haga la nómina final del periodo.

¿Cómo funciona el anticipo de nómina?

Desde el punto de vista contable, cuando se otorga un anticipo, este se registra como una salida de dinero (caja o banco) con su contrapartida en la cuenta 460 “Anticipos de remuneraciones”, lo que refleja  que la empresa mantiene un derecho de cobro a favor del trabajador. Posteriormente, al pagar la nómina completa, ese anticipo se deduce del total a pagar, ajustando las cuentas correspondientes.

Requisitos fiscales para anticipos

Para efectos fiscales, al otorgar un anticipo de salarios, el empleador debe emitir un CFDI de nómina extraordinario, detallando el monto entregado y usando la clave de percepción “038 – Otros ingresos por salarios”. Posteriormente, cuando se realice el descuento, este debe reflejarse en un nuevo CFDI de nómina con clave de deducción “012 – Anticipo de salarios”.
 

Registro correcto en la nómina

Para registrar un anticipo de nómina correctamente, el CFDI debe contener:

• Clave de percepción “038 – Otros ingresos por salarios” para el pago anticipado.
• Clave de deducción “012 – Anticipo de salarios” para el descuento en la nómina ordinaria.
• Datos del trabajador (RFC, nombre, CURP, código postal) validados conforme a la Constancia de Situación Fiscal.
• Información del periodo de pago, régimen fiscal y clave agrupadora de percepciones y deducciones según el catálogo del SAT.
  
  

La LFT autoriza descuentos por anticipos de salario siempre que se cumpla con las formalidades legales y se reflejen en la nómina. Además, la LISR establece que los ingresos se consideran percibidos cuando están efectivamente pagados, lo que incluye anticipos.

¿Cómo se maneja el anticipo de nómina?

El manejo correcto de un anticipo de nómina implica tres pasos clave:

1. Entrega del anticipo: el patrón paga al trabajador parte de su salario antes de la fecha habitual, registrándolo como una percepción en el CFDI de nómina con la clave establecida por el SAT.
   
   
2. Registro en nómina: se integra el anticipo al sistema de nómina, asegurando que se contabilice como ingreso acumulable para ISR en el momento de su entrega, de acuerdo con lo previsto en la LISR.
   
   
3. Descuento en el pago ordinario: al llegar la fecha de pago, se descuenta el monto anticipado mediante la clave de deducción correspondiente, evitando así duplicar el timbrado de ingresos.
   
   

Este procedimiento debe respetar lo establecido en la LFT en cuanto a descuentos permitidos y cumplir con el Anexo 20 del SAT para la emisión de CFDI.

¿Cómo gestionar los anticipos de nómina?

El manejo de anticipos de nómina requiere precisión en el cálculo, registro y timbrado para cumplir con las disposiciones del SAT y la LFT. CONTPAQi Nóminas® permite controlar de manera integral este proceso, integrando la captura de percepciones, deducciones e incidencias desde la prenómina o el sobre-recibo, y reflejando automáticamente los ajustes derivados de anticipos. El sistema es compatible con CFDI 4.0 y el complemento de nómina versión 1.2, incluyendo las claves y catálogos exigidos por la autoridad fiscal para la emisión correcta de comprobantes.

Además, el software permite:

• Configurar periodos extraordinarios para anticipos, bonos o pagos especiales.
• Realizar simulaciones previas de ISR, subsidio y cuotas de seguridad social antes del timbrado.
• Asociar cada CFDI al folio fiscal y generar la póliza contable con la integración directa a sistemas contables.
• Entregar los recibos de nómina de manera masiva en PDF y XML, evitando carga operativa.
  
  

Su conexión con CONTPAQi Colabora® facilita que los empleados consulten sus recibos desde el celular y tengan acceso a sus datos actualizados, mejorando la transparencia y reduciendo tiempos administrativos.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

Error 1: No timbrar el anticipo en el momento de su entrega
El SAT establece que cualquier pago por concepto de salario, incluyendo anticipos, debe timbrarse en un CFDI de nómina con el complemento 1.2 en el momento en que se realice el pago. No hacerlo puede derivar en diferencias en declaraciones y posibles multas.

Error 2: Usar claves de percepción o deducción incorrectas
El uso de claves distintas a “038 – Otros ingresos por salarios” para el pago del anticipo o “012 – Anticipo de salarios” para su descuento, puede provocar inconsistencias en la conciliación con el SAT y errores en el cálculo del ISR.

Error 3: Descuentos no autorizados
La LFT prohíbe descuentos que no estén previstos en la ley o autorizados por el trabajador; solo se permiten, entre otros, los anticipos de salario documentados correctamente.

¿Es obligatorio timbrar un anticipo de nómina?

Sí. Todo pago que forme parte del salario, incluso si es anticipado, debe timbrarse en un CFDI de nómina con el complemento 1.2 en el momento en que se realice.

¿Qué pasa si se otorga en efectivo sin CFDI?

El monto se considera ingreso percibido para efectos de ISR desde su entrega, aunque no se emita CFDI. No emitir el comprobante constituye incumplimiento fiscal y puede generar sanciones.

¿Se puede aplicar subsidio al empleo sobre un anticipo?

Sí, siempre que el trabajador cumpla con los requisitos establecidos y el cálculo se haga de acuerdo con las tablas vigentes publicadas por el SAT. El subsidio aplicará proporcionalmente al ingreso del periodo, incluyendo anticipos.

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Al centralizar todo el flujo (desde la solicitud del anticipo, su registro y deducción en nómina, hasta el timbrado del CFDI y la emisión de la póliza contable), se reduce la carga operativa y se incrementa el control administrativo. Con CONTPAQi Nóminas®, los encargados de nómina pueden cumplir puntualmente con las obligaciones fiscales y laborales, al tiempo que ofrecen a los colaboradores una experiencia más clara y accesible en la administración de su salario.

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