Para las comercializadoras y distribuidores, así como las maquiladoras, el control de inventarios es un aspecto crucial para asegurar la rentabilidad y eficiencia. Un inventario mal gestionado puede causar pérdidas importantes debido al exceso de stock, desabastecimiento o problemas en la administración de los productos. ¿Cómo puedes saber si tu empresa está perdiendo dinero a causa de una inadecuada gestión de inventario? En este artículo, exploramos las señales para identificarla y te ofrecemos soluciones prácticas para mejorar su control.

Para las empresas comercializadoras o bien pequeñas maquiladoras en crecimiento, el inventario representa una inversión significativa. Se trata de tener productos en existencia además de asegurar que estos productos estén disponibles en el momento adecuado y en la cantidad correcta. Un control de inventarios eficiente ayuda a:

• Reducir el riesgo de sobreabastecimiento y falta de stock.

• Optimizar el flujo de efectivo al evitar productos inmovilizados.

• Asegurar que se cumpla con la demanda del cliente sin interrupciones.

La falta de control de inventarios puede manifestarse de diferentes maneras. Aquí te presentamos algunas señales que indican que puedes estar perdiendo dinero:

• Variaciones frecuentes en el conteo físico : Si el conteo físico de tu inventario no coincide regularmente con los registros, es probable que haya errores en los procesos de entrada y salida de productos. Esto suele ocurrir debido a registros incorrectos, robos o mala administración.

• Exceso de stock: Tener más inventario del necesario genera costos de almacenamiento, además de riesgos de deterioro o desactualización de productos. Si tus productos no rotan como deberían, es probable que estés sobre abasteciendo tu inventario.

• Desabastecimiento frecuente: Si tu empresa sufre falta de productos en momentos críticos, esto puede llevar a la pérdida de ventas y clientes insatisfechos. El desabastecimiento indica problemas en los pronósticos de demanda o en los procesos de reabastecimiento.

• Aumento en el costo de almacenamiento: Si el costo de almacenar inventario ha aumentado considerablemente sin que haya un incremento equivalente en las ventas, es una señal de que el inventario no se está manejando de manera eficiente.

• Dificultades en el flujo de caja: Un inventario incorrectamente gestionado inmoviliza recursos financieros que podrían usarse en otras áreas del negocio. Si notas que el flujo de caja es insuficiente debido a exceso de inventario o a problemas de rotación, es momento de revisar tu sistema de control de inventarios.

La gestión de inventarios puede ser compleja, especialmente en empresas que están en crecimiento. Aquí analizamos los retos más comunes y cómo detectarlos:

• Exceso de stock y obsolescencia: Esto ocurre cuando tienes demasiado inventario que no se vende rápidamente. Para detectarlo, observa la rotación de productos; aquellos que permanecen en almacén durante períodos prolongados suelen ser los responsables de inmovilizar su capital.

• Desabastecimiento de productos clave: Los desabastecimientos afectan la continuidad del negocio y la satisfacción del cliente. Este problema puede detectarse revisando los registros de pedidos incompletos y los tiempos de espera de los clientes para recibir sus productos.

• Mermas y pérdidas en el inventario: Estos son productos que no se venden porque se deterioran, se pierden o desaparecen. Realizar contenidos físicos periódicos y compararlos con los registros te permitirá detectar este problema.

La inadecuada gestión del inventario tiene serias consecuencias para la rentabilidad y operatividad de la empresa, entre las cuales destacan:

• Pérdida de clientes : El desabastecimiento frecuente y la falta de productos pueden llevar a la pérdida de clientes que buscan satisfacción inmediata.

• Incremento en costos operativos : Un inventario excesivo aumenta los costos de almacenamiento y puede hacer que los productos se vuelvan obsoletos.

• Flujo de efectivo comprometido : Un inventario con una gestión inadecuada inmoviliza capital que podría usarse para el crecimiento del negocio.

Una vez identificados los problemas, es fundamental implementar soluciones para mejorar la gestión del inventario. Algunas prácticas recomendadas incluyen:

• Implementar un sistema de gestión de inventarios: Un software de control de inventarios, como CONTPAQi® Comercial Premium, permite automatizar el seguimiento del inventario, mejorando la precisión en los conteos. 

• Establecer indicadores clave de desempeño (KPIs): Utiliza KPIs específicos, como el índice de rotación de inventarios o el índice de cobertura de stock, para monitorear el desempeño de tu inventario. Estos indicadores ayudan a medir la eficiencia ya tomar decisiones informadas. 

• Realizar inventarios periódicos : Los inventarios físicos son necesarios para detectar pérdidas, mermas y desajustes en los registros. Puedes establecer inventarios periódicos semanales, mensuales o anuales según la rotación de tus productos.

Optimizar los niveles de stock: Determina el stock mínimo y máximo para cada producto. Esto evita el exceso de stock y asegura que los productos estén disponibles en momentos clave.

Un software como CONTPAQi® Comercial Premium ofrece una serie de beneficios que optimizan el control de inventarios en las PYMEs:

• Controla a detalle tus inventarios y sus costos.

• Asigna el margen de utilidad de cada producto.

• Maneja unidades de medida y peso, series, lotes, pedimentos y hasta 3 características como: talla, color y estilo.

• Te permite agregar un código alterno a cada uno de los productos.

El control de inventarios es una pieza clave para la rentabilidad de cualquier empresa. Identificar y las señales de un manejo incorrecto del inventario te permite implementar soluciones que optimicen tu operación. Si bien hay muchas prácticas que pueden ayudar, contar con un software administrativo como CONTPAQi® Comercial Premium facilita mucho el proceso. No solo ayuda a automatizar el control de inventarios, sino que también permite tomar decisiones informadas basadas en datos precisos y en tiempo real.

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