Contabilidad electrónica: qué es, quién está obligado y cómo cumplir con el SAT en 2025
- mayo 7, 2025
¿Qué es la contabilidad electrónica SAT?
La contabilidad electrónica es un sistema de registro digital establecido por el SAT mediante el Código Fiscal de la Federación. Su función es permitir el acceso directo del SAT a tu información contable, mediante archivos en formato XML que deben enviarse mensualmente o cuando se requiera.
Este modelo reemplazó los métodos tradicionales en papel y exige que cada movimiento contable quede documentado, clasificado y respaldado digitalmente. Todo esto forma parte de un proceso de fiscalización más automatizado y riguroso.
¿Desde cuándo es obligatoria la contabilidad electrónica?
Desde 2015, el SAT exige contabilidad electrónica a un sector específico de contribuyentes. Si bien en sus inicios solo algunas personas morales estaban obligadas, actualmente las obligaciones se han ampliado y adaptado al perfil fiscal y volumen de ingresos.
¿Quiénes están obligados a enviar contabilidad electrónica en 2025?
Con base en las reglas actuales del SAT, en 2025 deben cumplir con la entrega electrónica de archivos los siguientes contribuyentes:
- Personas morales del régimen general y RESICO moral.
- Personas físicas con actividad empresarial o profesional, cuyos ingresos anuales superen los 4 millones de pesos
- Contribuyentes que emiten CFDI y llevan contabilidad digital
- Aquellos a quienes el SAT les solicite revisión electrónica
¿Quiénes están exentos?
- Personas físicas en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) con ingresos menores a 4 millones
- Asalariados sin ingresos adicionales
- Contribuyentes por sueldos y salarios que no realizan actividad empresarial
Archivos requeridos por el SAT
El cumplimiento de la contabilidad electrónica SAT implica enviar tres tipos de archivos fundamentales:
1. Catálogo de cuentas
- Se entrega una vez o cuando se modifica
- Debe tener los códigos agrupadores del SAT
2. Balanza de comprobación
- Se envía mensualmente
- Personas morales: hasta el día 3 del mes siguiente
- Personas físicas: hasta el día 5 del mes siguiente
3. Pólizas contables
- Solo si el SAT las solicita
- Deben incluir CFDI relacionados y forma de pago
Fechas clave para el envío
|
Tipo de archivo |
Personas morales |
Personas físicas |
|
Catálogo de cuentas |
Antes del primer envío o al modificar |
Igual |
|
Balanza de comprobación |
Día 3 de cada mes |
Día 5 de cada mes |
|
Pólizas contables |
Cuando lo solicite el SAT |
Cuando lo solicite el SAT |
Recuerda: Todos los archivos deben estar en formato XML validado por el visor del SAT.
¿Cómo hacer el envío de contabilidad electrónica?
A continuación te explicamos paso a paso cómo cumplir con el envío de contabilidad electrónica sin errores:
1. Genera los archivos XML desde tu sistema contable2. Ingresa al portal del SAT usando RFC y e.firma
3. Ve al módulo de Contabilidad Electrónica
4. Adjunta los archivos y valídalos con el visor SAT
5. Envía y guarda el acuse como respaldo fiscal
¡Obtén nuestra guía para presentarla paso a paso!
¿Qué pasa si no envías la contabilidad electrónica al SAT?
El SAT contempla diversas sanciones por incumplimiento, como:
|
Incumplimiento |
Multa / Consecuencia |
|
No enviar contabilidad electrónica |
$3,000 a $9,000 por mes |
|
Archivos mal estructurados |
Rechazo por el SAT |
|
Omisión intencional |
Auditoría + sanciones adicionales |
¿Cuándo aplica una multa por no presentar contabilidad electrónica al SAT?
Buenas prácticas para cumplir sin errores
- Usa un software actualizado y autorizado
- Revisa los XML con el visor oficial del SAT
- Clasifica tus cuentas correctamente con los códigos agrupadores
- Respalda cada archivo enviado
- Capacita a tu equipo contable sobre las reglas 2025
¿Puedo enviar PDF o Excel en lugar de XML?
No. El SAT solo acepta archivos XML con estructura válida y códigos agrupadores.
¿Qué pasa si omito un mes de envío?
Podrías recibir multas, perder deducibilidad e incluso quedar imposibilitado para emitir CFDI.
¿El SAT valida mis archivos automáticamente?
Sí. El portal detecta errores de estructura o incompatibilidad con los códigos agrupadores y rechaza los archivos.
¿Cómo me aseguro de que mi envío fue exitoso?
Guarda el acuse de recepción digital que genera el SAT. Es tu comprobante oficial ante cualquier auditoría.
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- Generar archivos XML válidos con los códigos agrupadores
- Enlazar automáticamente CFDI con pólizas contables
- Validar y organizar la balanza de comprobación y catálogo
- Agilizar el envío desde tu sistema al portal del SAT
- Evitar multas por errores de estructura o fechas límite
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