Contabilidad electrónica SAT 2025: ¿Qué es, cómo enviarla y quiénes están obligados?

La contabilidad electrónica SAT es una obligación fiscal en México que exige a ciertos contribuyentes generar y enviar sus registros contables en formato XML a través del Buzón Tributario. Incluye el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y, en algunos casos, las pólizas contables.

SAT: Contabilidad electrónica

• Es el proceso obligatorio mediante el cual ciertos contribuyentes deben generar, clasificar y enviar sus registros contables en formato XML al SAT.

• Abarca archivos como catálogo de cuentas, balanza de comprobación y, en algunos casos, pólizas.
  
  

En este blog te explicamos todo lo que necesitas saber para cumplir correctamente con esta obligación en 2025, evitar errores comunes y sanciones, y automatizar el proceso mediante herramientas especializadas.

¿Qué es la contabilidad electrónica SAT?

La contabilidad electrónica es un conjunto de reglas fiscales mediante las cuales ciertos contribuyentes están obligados a:

• Llevar su contabilidad en formatos digitales.
  
  
• Generar archivos XML estructurados con información contable.
  
  
• Enviar periódicamente estos archivos a través del Buzón Tributario del SAT.
  
  

Este modelo sustituye los registros contables en papel y exige que toda transacción financiera esté clasificada, documentada y respaldada digitalmente, con el objetivo de permitir un acceso más transparente y ágil a la información por parte de las autoridades fiscales.

¿Desde cuándo es obligatoria la contabilidad electrónica?

Desde 2015, el SAT exige contabilidad electrónica a un sector específico de contribuyentes. Si bien en sus inicios solo algunas personas morales estaban obligadas, actualmente las obligaciones se han ampliado y adaptado al perfil fiscal y volumen de ingresos.

¿Quiénes están obligados a enviar contabilidad electrónica en 2025?

Con base en las reglas actuales del SAT, en 2025 deben cumplir con la entrega electrónica de archivos los siguientes contribuyentes:

• Personas morales del régimen general y RESICO moral.

• Personas físicas con actividad empresarial o profesional, cuyos ingresos anuales superen los 4 millones de pesos
• Contribuyentes que emiten CFDI y llevan contabilidad digital
• Aquellos a quienes el SAT les solicite revisión electrónica
  
  

¿Quiénes están exentos?

• Personas físicas en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) con ingresos menores a 4 millones
• Asalariados sin ingresos adicionales
• Contribuyentes por sueldos y salarios que no realizan actividad empresarial
  
  

Archivos requeridos por el SAT

El cumplimiento de esta obligación implica generar y enviar tres archivos principales en formato XML:

1. Catálogo de cuentas

• Debe incluir la estructura contable de la empresa.
• Se entrega una sola vez al inicio o cuando haya cambios.
• Debe tener los códigos agrupadores del SAT, que permiten clasificar cada cuenta según su naturaleza fiscal.
  
  

2. Balanza de comprobación

• Se entrega de forma mensual.
• Contiene los saldos iniciales, movimientos del mes y saldos finales por cuenta.
• Personas morales: se entrega a más tardar el día 3 del mes siguiente.
• Personas físicas: hasta el día 5 del mes siguiente.
  
  

3. Pólizas contables

• Se deben enviar solo cuando lo solicita el SAT.
• Incluyen el detalle de cada operación contable, con CFDI relacionados, métodos de pago y referencias bancarias si las hay.

Fechas clave para el envío

Recuerda: Todos los archivos deben estar en formato XML validado por el visor del SAT.

¿Cómo hacer el envío de contabilidad electrónica?

A continuación te explicamos paso a paso cómo cumplir con el envío de contabilidad electrónica sin errores:

¡Obtén nuestra guía para presentarla paso a paso!

¿Qué pasa si no envías la contabilidad electrónica al SAT?

El SAT contempla diversas sanciones por incumplimiento, como:

¿Cuándo aplica una multa por no presentar contabilidad electrónica al SAT?

Buenas prácticas para cumplir sin errores

• Usa un software actualizado y autorizado
  
  
• Revisa los XML con el visor oficial del SAT
  
  
• Clasifica tus cuentas correctamente con los códigos agrupadores
  
  
• Respalda cada archivo enviado
  
  
• Capacita a tu equipo contable sobre las reglas 2025
  
  

¿Puedo enviar PDF o Excel en lugar de XML?

No. El SAT solo acepta archivos XML con estructura válida y códigos agrupadores. 

¿Qué pasa si omito un mes de envío?

Podrías recibir multas, perder deducibilidad e incluso quedar imposibilitado para emitir CFDI.

¿El SAT valida mis archivos automáticamente?

Sí. El portal detecta errores de estructura o incompatibilidad con los códigos agrupadores y rechaza los archivos.

¿Cómo me aseguro de que mi envío fue exitoso?

Guarda el acuse de recepción digital que genera el SAT. Es tu comprobante oficial ante cualquier auditoría.

¿Dudas sobre la contabilidad electrónica?

¿Puedo enviar PDF o Excel en lugar de XML?

No. El SAT solo acepta archivos XML estructurados y validados. PDF o Excel no cumplen con la normatividad.

¿Qué pasa si omito el envío de un mes?

Estás sujeto a multas económicas y puedes perder la posibilidad de deducir ciertos gastos. En casos graves, podrías ser bloqueado para emitir CFDI.

¿El SAT valida mis archivos automáticamente?

Sí. El sistema detecta errores de estructura, omisiones en los códigos agrupadores y campos mal llenados. Si hay algún problema, el archivo será rechazado y deberás volver a enviarlo.

¿Cómo sé que mi envío fue exitoso?

Debes guardar el acuse de recepción digital, que es el comprobante oficial de que el SAT recibió y validó tu archivo.

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Cumplir con la contabilidad electrónica SAT en 2025 es una obligación fiscal que no debes pasar por alto. Generar, validar y enviar correctamente los archivos XML evita sanciones, asegura deducciones y te mantiene en cumplimiento con las reglas tributarias. Automatizar el proceso con software especializado como CONTPAQi® facilita el control y te ahorra tiempo.

Cumplir con la contabilidad electrónica del SAT puede ser simple si usas las herramientas correctas. CONTPAQi Contabilidad® te permite:

• Generar archivos XML válidos con los códigos agrupadores
• Enlazar automáticamente CFDI con pólizas contables
• Validar y organizar la balanza de comprobación y catálogo
• Agilizar el envío desde tu sistema al portal del SAT
• Evitar multas por errores de estructura o fechas límite

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