¿Cómo estructurar las pólizas contables electrónicas según el SAT?

En el entorno fiscal de 2025, llevar pólizas contables correctamente estructuradas no solo es una buena práctica: es una obligación regulada por el SAT. Cualquier omisión o error puede derivar en multas, observaciones fiscales o rechazo de tu contabilidad electrónica.

Este artículo te muestra paso a paso qué debe contener una póliza válida, cómo organizarla, qué errores evitar y cómo automatizar el proceso para ahorrar tiempo y asegurar el cumplimiento normativo.

¿Qué es una póliza contable electrónica?

Una póliza contable electrónica es el documento digital que respalda los movimientos financieros registrados en la contabilidad de una empresa. Estas pólizas deben cumplir con la estructura del Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, que establece los requisitos que debe contener cada póliza para ser válida ante el SAT.

Desde 2025, el SAT exige un mayor nivel de precisión y trazabilidad. Por eso, cada póliza debe tener un vínculo electrónico verificable con los comprobantes fiscales (CFDI) relacionados a través de su UUID, así como una estructura clara, completa y bien documentada.

¿Qué información básica debe contener una póliza?

De acuerdo con el Anexo 24 versión 1.3, una póliza debe contener los siguientes campos obligatorios:

• Fecha de la operación.
  
  
• Número único de identificación.
  
  
• Tipo de póliza: ingreso, egreso o diario.
  
  
• Descripción del movimiento contable.
  
  
• Cuenta contable afectada (con código agrupador SAT).
  
  
• Montos de cargo y abono.
  
  
• RFC del tercero relacionado (cliente o proveedor).
  
  
• UUID del CFDI relacionado.
  
  
• Método de pago, en caso de pólizas de ingreso.
  
  

Una póliza sin estos campos, o con información incompleta, no cumple con el estándar fiscal y puede ser rechazada por el SAT en una auditoría electrónica.

Cómo organizar y capturar pólizas correctamente

Una póliza no solo debe ser válida para el SAT; también debe ser clara para quien la genera y para otros contadores o auditores que la consulten. Para ello:

• Usa numeración secuencial por tipo de póliza.
• No mezcles conceptos distintos en una sola póliza.
• Relaciona cada línea contable con su CFDI y su UUID.
• Incluye descripciones detalladas, no abreviadas.
• Verifica que los montos coincidan con los comprobantes fiscales.
• Usa RFC válidos y específicos (no genéricos, salvo en casos justificados como público en general).

Tipos de pólizas más comunes en una operación diaria

Las pólizas contables se agrupan principalmente en tres categorías:

1. Pólizas de ingreso

• Ventas al contado o a crédito.
  
  
• Cobros de clientes.
  
  
• Ingresos financieros.
  
  

2. Pólizas de egreso

• Pagos a proveedores.
  
  
• Compras de productos o servicios.
  
  
• Comisiones bancarias, gastos operativos.
  
  

3. Pólizas de diario

• Registro de nómina.
  
  
• Provisiones contables.
  
  
• Depreciaciones.
  
  
• Revaluaciones.
  
  

Cada una de estas debe vincularse con los CFDI que respalden la operación correspondiente, y reflejar fielmente la naturaleza del movimiento económico.

Errores frecuentes al capturar operaciones

A continuación, los errores más frecuentes al elaborar pólizas electrónicas y cómo prevenirlos:

• Falta del código agrupador SAT en las cuentas contables.
  
  
• No registrar el UUID del CFDI.
  
  
• Montos inconsistentes entre el CFDI y la póliza.
  
  
• RFC incorrecto del tercero relacionado.
  
  
• Falta del método de pago en pólizas de ingreso.
  
  

Estos errores pueden derivar en requerimientos formales o auditorías electrónicas. Lo recomendable es usar sistemas contables que verifiquen automáticamente estos puntos antes del cierre mensual.

¿Cómo relacionar documentos y evidencias correctamente?

Uno de los requisitos más estrictos del Anexo 24 es la trazabilidad electrónica. El SAT espera que cada movimiento esté respaldado con un CFDI vinculado mediante su UUID.

Para cumplir con esto:

1. Identifica el tipo de CFDI relacionado: factura, pago, nómina, etc.
   
   
2. Obtén su UUID y colócalo en la póliza correspondiente.
   
   
3. Verifica que los montos coincidan.
   
   
4. Agrega el método de pago, si se trata de una póliza de ingreso.
   
   

No basta con decir “el comprobante está en la carpeta del cliente”; el SAT exige que el vínculo esté presente dentro del archivo XML que contiene la póliza electrónica.

Cómo automatizar el registro de pólizas electrónicas

El proceso puede optimizarse considerablemente mediante el uso de tecnología. Algunas acciones que permiten ahorrar tiempo y mejorar precisión son:

• Crear pólizas modelo para pagos recurrentes (como la nómina).
  
  
• Importar múltiples pólizas desde Excel.
  
  
• Prellenar pólizas automáticamente leyendo los XML de los CFDI.
  
  
• Relacionar XML directamente desde sistemas tipo ADD (Administrador de Documentos Digitales).
  
  
• Aplicar reglas contables automatizadas según el tipo de comprobante.

¿Qué revisar antes de cerrar cada mes contable?

Antes de cerrar tu mes contable y enviar los archivos al SAT, asegúrate de cumplir con esta lista:

• Todas las pólizas incluyen UUID y están correctamente relacionadas.
•  Los códigos agrupadores están asignados a las cuentas contables.
• Los montos coinciden entre CFDI y pólizas.
• Los archivos XML cumplen con la estructura del Anexo 24 v1.3.
• Tu catálogo de cuentas, balanza y auxiliares están cuadrados y completos.

Validar estos elementos cada mes te puede ahorrar sanciones, multas o requerimientos innecesarios.

¿Cómo hacerlo con CONTPAQi Contabilidad®?

CONTPAQi Contabilidad® es una plataforma especializada para la contabilidad electrónica en México. Incluye herramientas para asegurar que cada póliza esté completa, automatizada y 100% alineada con los lineamientos fiscales.

Funcionalidades destacadas:

• Asociación automática de CFDI de factura, nómina y pagos (REP).
  
  
• Registro de pólizas desde Excel.
  
  
• Generación de archivos XML: catálogo, balanza, pólizas, auxiliares.
  
  
• Validación automática de estructura fiscal.
  
  
• Administrador de Documentos Digitales (ADD) para visualizar, agrupar y relacionar CFDIs.
  
  
• Control de versiones 4.0, UUIDs, RFCs y comprobación de datos fiscales.
  
  
• Posibilidad de gestionar múltiples empresas desde una sola plataforma.
  
  

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Fuentes:

Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2024 (vigente 2025)