El Recibo Electrónico de Pagos (REP), o CFDI para Pagos, tiene dos caras: la comercial y la contable.

Si bien, emitir y entregar este recibo para cumplir fiscal y contablemente hablando no podemos dejar de lado nuestras operaciones de compre y venta; que involucran a clientes y proveedores.

Por tal motivo, en este blog conoceremos la primera cara: la comercial.

Cabe recordar que el REP fue establecido de forma obligatoria el pasado 1 de septiembre. Éste debe usarse cuando el pago de las facturas no se concreta al momento y se realiza posteriormente con uno o varios pagos, o en operaciones a crédito.

Según el número de pagos, esto implica emitir varios REP. Justo ahí inicia la importancia de contar con mejores prácticas en la gestión de este tipo de documentos. De una buena gestión del REP dependerá que logremos establecer relaciones a largo plazo y de confianza con nuestros clientes y proveedores; incluso, reforcemos nuestra posición como empresa seria, responsable y organizada.

Cuando decimos “buena gestión” hablamos de reorganizar áreas y procesos, así como preparar a los equipos de trabajo; principalmente de las áreas de Contabilidad, Cobranza y Tesorería.

Beneficios de sincronizar áreas, procesos, clientes y proveedores

El REP conlleva la sincronización, en primer lugar, de los procesos en el Departamento Contable y, en segundo lugar, con clientes y proveedores.

1. Clientes: Tesorería sería la responsable de emitir y entregar lo REP bajo el entendido que es ahí donde se llevan a cabo los pagos a proveedores.
2. Proveedores: Cobranza sería la encargada de dar seguimiento y confirmar los pagos y en ese sentido solicitar los REP que respalden esa operación.
3. Contabilización: tanto Tesorería como Cobranza tendrían que ejecutar una comunicación efectiva con Contabilidad. Es ahí donde finalmente se lleva a cabo la asociación de los recibos de pago a las pólizas a fin de asegurar la acreditación y deducción de las facturas con REP.

De hacerlo bien, estos son los beneficios:

1. El Recibo Electrónico de Pagos no representa carga administrativa ni contable
2. Evitar complicaciones contables y fiscales, principalmente en la acreditación y deducción del IVA. Por lo mismo, la carga impositiva no crece en las empresas.
3. Las empresas cumplen con la obligación del REP, en tiempo y forma.

Tu empresa, por qué no decirlo, asume el liderazgo de coordinar equipos y procesos internos, así como a sus clientes y proveedores ganando reputación de ser una organización confiable, que controla sus actividades y procesos dando certidumbre.

No hay que perder de vista que la sincronización para el REP implica acciones pequeñas pero importantes como asegurar la fecha de emisión, cuántos recibos existen por factura: uno o muchos, o uno mensual (esto dependerá del tamaño y cantidad de operaciones); cómo se hace llegar; adecuar el ciclo comercial a la disposición, revisar cuántos clientes y proveedores se tienen y así dimensionar el impacto, entre otros aspectos.

Una acción puntual a realizar consiste en el envío de un comunicado oficial a clientes y proveedores, en donde se den a conocer las políticas, procedimientos, términos y condiciones para pagos, emisión y recepción del REP. El objetivo es alinear y evitar complicaciones.

¿Qué no debo descuidar?

El REP cambia la manera de trabajar y en ese sentido, a manera de resumen, no hay que perder de vista:

1. Reorganizar áreas, procesos y personas. Esto dependiendo del tamaño de la empresa.
2. Capacitar e informar a los equipos de trabajo. No olvidemos que el REP debe emitirse y enviarse en los primeros 10 días del mes, por ejemplo.
3. Identificar, de acuerdo con clientes o proveedores, quién debe emitir, entregar y/o recibir el REP.
4. Establecer políticas para el cumplimiento de esta disposición y comunicarlas a clientes y proveedores.
5. Automatizar los procesos con software empresarial:
6. Emisión del REP: el software para Factura Electrónica o administrativo es útil. Otra opción sería un software para el flujo de efectivo.
   
7. Cobranza / Tesorería: un software para la administración y control de flujo de efectivo ayuda para el control de clientes y proveedores; y de ese modo hacer eficiente el proceso de saber cuándo recibo pagos y así emitir REP.