La elaboración de la nómina es un proceso clave en las empresas y recursos humanos. Se trata de una obligación legal para todos los negocios en México e imprescindible para el funcionamiento óptimo de la empresa.

Para realizar este proceso es importante conocer los elementos que integran el cálculo de la nómina:

Componentes de la nómina

Los componentes esenciales de una nómina son fundamentales para garantizar que los empleados reciban una compensación justa y adecuada por su trabajo.

El sueldo bruto, que comprende el salario base y las percepciones adicionales, constituye la base sobre la cual se calculan las cotizaciones a la seguridad social y las deducciones.

Estas últimas, como las contingencias comunes y las retenciones legales, son vitales para asegurar el cumplimiento normativo y financiero, teniendo en cuenta la situación personal del empleado.

Asimismo, el sueldo neto, el importe final que los empleados reciben después de las deducciones, refleja el valor real de su trabajo. Comprender la importancia de cada uno de estos componentes y su correcta gestión es esencial para mantener la transparencia y la equidad en el proceso de nómina.

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Percepciones necesarias a pagar

• Se compone de los ingresos a los que tiene derecho un trabajador, esto se entiende como: sueldo base, prestaciones sociales, prestaciones laborales y horas extra.

Deducciones

• Son retenciones del pago del trabajador que van de acuerdo a la ley y al tipo de contrato. Los ejemplos principales de esto son: las retenciones del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y del Sistema de Administración Tributaria (SAT).

Periodicidad de la nómina

• Que se puede realizar por periodo (semanal, quincenal, etc), por tipo de percepción (ordinaria o extraordinaria) y por categoría profesional (nómina de socios, personal de base y personal eventual).

Entendidos los elementos básicos, se tiene que considerar un formato para la nómina. Existe un formato estándar de nómina que es regulado por la legislación vigente y los elementos que debe incluir son: 

• Datos identificativos de la empresa y lugar de emisión, firma y sello por la empresa y trabajador. 

• Datos básicos del trabajador, como la base de cotización y tipo de contrato. 

• Periodo de liquidación al que corresponde la nómina. 

• Detalle de percepciones salariales y extrasalariales, como pagas extras. 

• Detalle de las deducciones al salario bruto, incluyendo las contingencias comunes. 

• Líquido a percibir, también conocido como sueldo neto. 

• Convenios colectivos aplicables y consideraciones sobre cotización a la seguridad. 

• Lugar de emisión, firma y sello por la empresa y trabajador.

Por último, para la elaboración de la nómina se debe llevar un proceso específico que considere todos los aspectos anteriores. La ruta ideal es:

• Definir pagos y deducciones utilizando una calculadora de sueldos.

• Establecer calendario de pagos y pagos extras.

• Dar de alta nuevos empleados y clasificarlos según su categoría profesional.

• Considerar incidencias de los empleados (faltas, horas extra, etc.).

• Considerar pagos extra o descuentos según el tipo de contrato.

• Calcular la nómina (prenómina) y revisar el sueldo bruto.

• Recalcular y corregir errores en el cálculo del salario neto.

• Obtener reportes y archivos necesarios para la declaración.

• Realizar el pago a los colaboradores según el calendario.

• Cierre de nómina y presentar declaraciones en tiempo y forma.

Recuerda que el activo más importante que tiene una empresa son sus empleados, por ello, la nómina tiene que mantenerse en orden ya que define los salarios. Además, el manejo apropiado te permite mantener un equipo de trabajo eficiente, satisfecho y que cotiza a la seguridad. 

El impacto de una buena elaboración de nómina es inmediato y directo en el sueldo neto de los trabajadores, por lo que debe ser una prioridad para cualquier negocio.

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