Desde el 1 de septiembre, uno de los temas que empresarios y el gremio de los Contadores comentan frecuentemente tiene que ver con el Recibo Electrónico de Pagos (REP).

Sobre todo, porque en estos momentos, y después de que la ansiada segunda prórroga no se dio, comienzan a darse cuenta de lo que implica y cómo impacta este Complemento para CFDI en las actividades empresariales, procesos contables y de cobranza.

Al interior de los negocios y despachos contables comienzan a identificar la complejidad y los cambios que deben hacer, coordinar e informar de manera interna a sus clientes y proveedores.

Para atender la disposición del REP es necesaria una completa coordinación de personas y procesos ya que implica desde la emisión, la gestión y Contabilización, hasta a su aprovechamiento. No debemos perder de vista que no sólo se trata de una obligación fiscal a cumplir, se trata de un cambio que cruza completamente a las empresas y la relación que tienen estas con clientes y proveedores.

El ciclo del REP

Recordemos que el REP, se trata de un Complemento para comprobantes digitales (facturas electrónicas o CFDI) que ayuda a identificar y a registrar la información sobre la recepción de pagos; y es obligatorio desde este 1 de septiembre de 2018.

El primer paso tiene que ver con la Emisión: cuando una factura no sea pagada en su totalidad al momento de su timbrado, el REP tendrá que generarse. O de manera más específica, cuando en la factura la Forma de Pago sea 99 (Por definir) y el Método de Pago sea PPD (Pago en Parcialidades), deberán tener un REP al pago asociado cuando este sea liquidado, sin importar que sea parcial o total.

De no emitir el REP: ¿Cómo afecta a mi empresa?

Así de simple: no emitirlo hace que no estemos cumpliendo con una obligación fiscal.

Tampoco estaríamos entregando el REP a tus clientes, cuando corresponda y de este modo no podrán comprobar los pagos a las facturas.

• Además, debemos asegurarnos que lo recibimos por parte de nuestros proveedores: pocas veces pensamos, si estos nos envía los REP correspondientes. Esto debe ser una acción a revisar: somos parte de una cadena de valor en un ciclo comercial; aunque mi empresa ya lo esté emitiendo, tengo que asegurarme de que mis proveedores me lo envíen.
• Debemos acordar con clientes y proveedores lo siguiente:
• ¿Cuándo se enviará el REP, después de hacer el pago?
• ¿Será un REP por cada pago o se incluirán en uno solo todos los pagos?
• ¿Quién es la persona que es el punto de contacto para recibirlo?
• Para emitir el REP, hay propuestas tecnológicas que ayudan sin ningún costo o adquiriendo una licencia de software.

En el caso de software, las propuestas van de incluir esta funcionalidad en las versiones de los sistemas comerciales o desde el módulo de tesorería.

Etapa 2: la gestión

Las empresas han comenzado a identificar la gestión del REP como un verdadero dolor de cabeza. ¿Por qué? Tiene que ver con la seguridad del correcto manejo y administración del REP, tanto de los pagos que se han realizado y recibido.

En ambos casos, es necesario identificar si el REP está correcto y si llegó en tiempo adecuado; así como identificar si la relación que guarda entre el CFDI de ingreso (factura) es correcta. Pero sobre todo y lo más importante: la relación entre Método de pago y Forma de pago, para saber si debería tener o no un REP.

De no poner atención en esos aspectos, ¿cómo afecta a la empresa?

No administrar correctamente el REP, es igual a no recibirlo o no emitirlo, ya que para su seguimiento es importante ligarlo a las pólizas contables y facturas que corresponden. Omitir este proceso, podría ser tan complicado como encontrar una aguja en un pajar: ¡Es de suma importancia y ser rápidos para localizar el REP o saber si ha sido emitido o no para solicitarlo.

De eso modo, la gestión del REP comienza:

1. Desde la obtención y clasificación de los CFDI
2. Saber si fueron correctamente generados
3. Tenerlos disponibles
4. Extraer la información más importante

Para hacerlo, la automatización debe ser un hecho en la empresa mediante el uso de un software empresarial o administrativo que ayuden a realizar lo mencionado anteriormente, además de su almacenamiento, asociarlos a los pagos y prepararlos para su Contabilización.

Etapa 3: la Contabilización

Este es el proceso que corona todo el ciclo en las empresas para el cumplimiento del REP; y es aquí cuando identificaremos si la emisión, recepción y gestión son correctas.

Recordemos que el objetivo del REP es conocer el momento en el que se realizaron los pagos; y una vez que se haga, debemos asociar el REP a los pagos si no estos no serán deducibles.

El no asociar el REP a la póliza de pago, provoca que éste no se deducible o acreditable, por consiguiente, pone a la empresa en una situación de mayor pago de impuestos; de ahí, la importancia de contar con la seguridad de que los clientes y proveedores emitieron y entregaron sus REP; estos se gestionen y finalmente se contabilicen.

¿Cómo hacer la Contabilización? Sólo hay que asociar los REP a los pagos; justo en ese momento se tiene la certeza de que será deducible y acreditable. Únicamente hay que cuidar que la fecha de la emisión del REP, sea antes de los diez días del mes siguiente al que se realizó el pago. No sólo es emitirlo, también se trata de generarlo de acuerdo con las disposiciones actuales y que lo regulan.

Por esto, la emisión, gestión y Contabilización del REP, es considerada como la gran prueba en las empresas, porque ahora no sólo debemos pensar en que tu empresa está preparada. También tendremos que asegurarnos que nuestros clientes y proveedores lo estén. Todo tiene que ser una perfecta sincronía.

CONTPAQi®, por ejemplo, contamos con sistemas que te ayudan a la emisión del REP, como CONTPAQi® Comercial o CONTPAQi® Bancos; para la gestión estos sistemas incluirán el Nuevo Visor de Documentos Digitales que facilitará la administración, clasificación e identificación, situaciones que pudieran generar retrasos. CONTPAQi® Contabilidad, por su parte, ayuda a identificar, de acuerdo con las fechas, si la asociación del REP a pólizas se cumple y, claro, brinda una herramienta muy sencilla para asociar el REP a las pólizas.