¿Qué es un XML? 

El lenguaje de marcado extensible (XML por sus siglas en inglés) es un formato simple basado en texto para representar la información de manera estructurada: documentos, datos, configuraciones, libros, transacciones, facturas, y mucho más. Derivado de un antiguo formato estándar llamado SGML (ISO 8879), con el fin de ser más adecuado para su uso web. 

¿Para qué sirve un XML? 

XML es uno de los formatos más utilizados para el intercambio de información estructurada al día de hoy: intercambio entre programas, entre personas, entre computadoras y personas, tanto a nivel local como a través de las redes informáticas.

¿Cómo se hace la descarga masiva de XML? 

1. Ingresa al Portal del SAT dando clic aquí y en la sección ''Factura electrónica'' da clic en ''Cancelar y recuperar tus facturas''

2. Autentifícate con la e.firma o ingresa tu RFC, contraseña, captura el captcha y da clic en ''Enviar''

3. Selecciona la opción ''Consultar Facturas Emitidas'' o ''Consulta de Facturas Recibidas''

4. Para consultar el CFDI, el contribuyente tiene la opción de hacerlo por folio fiscal, por rango de fecha de la emisión; da clic en ''Buscar CFDI''

5. El sistema mostrará el listado de los CFDI solicitados de los cuáles se solicitará la descarga de los archivos XML; da clic en ''Descargar seleccionados''

6. La descarga se realizará con éxito

¿Cómo optimizar la descarga masiva de XML?

CONTPAQi® XML en Línea+ es un sistema que facilita la búsqueda y descarga automática de los documentos XML y se conecta automáticamente al portal del SAT . Esta solución está diseñada para facilitar la gestión de grandes volúmenes de XML, lo que resulta ideal para empresas que manejan un número considerable de facturas electrónicas, tanto de ingresos como de egresos.

Beneficios de CONTPAQi® XML en Línea+

Antes de profundizar en cómo optimizar la descarga masiva de XML, es importante entender las ventajas que ofrece esta herramienta:

• Permite la descarga automática de XML sin necesidad de ingresar manualmente al portal del SAT.

• Procesa lotes masivos de archivos XML en cuestión de minutos.

• Administra y organiza todos los CFDI desde un solo lugar, facilitando la búsqueda y el acceso a la información.

• Se integra de forma nativa con otros sistemas de CONTPAQi®, como CONTPAQi® Contabilidad, lo que permite llevar una contabilidad más precisa y automatizada.

• Verifica la autenticidad de los CFDI descargados, lo que evita problemas con facturas apócrifas o erróneas.

Pasos para optimizar la descarga masiva de XML con CONTPAQi® XML en Línea+

1. Configuración inicial del sistema

El primer paso para optimizar la descarga masiva de XML es asegurarte de que CONTPAQi® XML en Línea+ esté configurado correctamente. Esto incluye:

Acceso al portal del SAT: Verifica que las credenciales del CIEC y la e.firma (anteriormente FIEL) estén actualizadas y vinculadas al sistema.

Configuración de filtros: Define criterios específicos como fechas, RFC de proveedores y tipos de comprobantes para que solo se descarguen los XML que realmente necesitas.

2. Automatización de la descarga

Una de las características más valiosas de CONTPAQi® XML en Línea+ es la posibilidad de programar la descarga automática de XML. Puedes establecer horarios específicos para que el sistema realice las descargas de forma periódica, por ejemplo, diariamente o semanalmente. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza que siempre tendrás la información fiscal actualizada.

3. Uso de filtros avanzados

Para maximizar la eficiencia en la descarga masiva, es recomendable aprovechar los filtros avanzados que ofrece el sistema. Estos filtros permiten especificar los criterios exactos de los archivos XML que deseas descargar, lo que evita obtener documentos innecesarios y reduce el tiempo de procesamiento. Entre los filtros más comunes se encuentran:

• Rango de fechas.

• RFC del emisor o receptor.

• Tipo de comprobante (factura, recibo de nómina, complemento de pago, etc.).

4. Almacenamiento y organización de los XML

Una vez descargados, los archivos XML deben ser almacenados de manera ordenada. CONTPAQi® XML en Línea+ permite la organización automática de los XML en carpetas según los criterios que definas, como fechas, tipos de comprobantes o RFC. Esta organización sistemática facilita el acceso a los documentos cuando sea necesario consultarlos o integrarlos en la contabilidad.

Además, el sistema puede asociar los XML descargados con las pólizas contables dentro de CONTPAQi® Contabilidad, lo que optimiza la integración de la información fiscal con la contabilidad de la empresa.

5. Validación y conciliación automática

Otra funcionalidad clave para optimizar la descarga masiva de XML es la validación automática. CONTPAQi® XML en Línea+ compara los XML descargados con los registros contables existentes, identificando cualquier discrepancia de manera inmediata. Esto es especialmente útil para asegurar que todos los comprobantes estén correctamente registrados y evitar problemas ante una auditoría del SAT.

6. Implementación de políticas de respaldo

Aunque CONTPAQi® XML en Línea+ facilita el almacenamiento de los XML, es fundamental contar con una estrategia de respaldo. Implementar políticas de respaldo automático garantizará que los archivos se encuentren disponibles en caso de un fallo del sistema o pérdida de datos.

7. Capacitación continua del equipo

Por último, para maximizar el uso de CONTPAQi® XML en Línea+, es importante que el personal encargado de su operación reciba capacitación continua. Estar al tanto de las actualizaciones del software y de las mejores prácticas permite aprovechar al máximo todas las funcionalidades y mantener la eficiencia en la descarga y gestión de XML.

La clave para optimizar la descarga masiva de XML radica en automatizar, organizar y validar los documentos mediante un sistema completo como CONTPAQi® XML en Línea+, que no solo simplifica la operación diaria, sino que también asegura la integridad y correcta integración de la información fiscal en tu empresa. ¡Consíguelo hoy mismo!

Fuentes:

¿Cómo se hace la descarga masiva de xml desde el SAT? | CONTPAQi®

Guía básica de características de archivos XML | SAT