Emitir correctamente el recibo de nómina con CFDI es una obligación fiscal esencial para todas las empresas en México. Este blog, además de respaldar el pago al trabajador, debe cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), incluyendo la generación del comprobante fiscal en formato electrónico. En esta guía conocerás qué es, cuáles son los elementos del CFDI, cómo obtener CFDI nómina, y los principales procesos del CFDI para 2025.
En esta guía conocerás:
Es un comprobante fiscal digital que respalda el pago de salarios a un trabajador. Este CFDI se emite en formato XML y debe contener información precisa sobre el trabajador, el periodo de pago, las percepciones, deducciones, subsidios y cualquier otra cantidad relacionada.
Este tipo de recibo es obligatorio desde 2017, y a partir de CFDI 4.0, el SAT ha endurecido los requisitos para su validación.
Consulta cómo emitir correctamente un CFDI 4.0
Los elementos del CFDI son los componentes obligatorios que deben incluirse para que el comprobante tenga validez fiscal. Están definidos en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal.
Entre los más importantes:
Un error en cualquiera de estos elementos puede invalidar el CFDI y generar sanciones.
¿Cómo sacar el RFC? Conoce nuestra guía.
El proceso para obtener CFDI nómina puede variar según el sistema que utilices, pero debe incluir los siguientes pasos:
Puedes automatizar este proceso usando sistemas como CONTPAQi Nóminas® que ya están alineados con el SAT.
El complemento de nómina es una sección adicional al CFDI estándar que agrupa los siguientes datos:
Este complemento debe coincidir con la información registrada en el IMSS, INFONAVIT y SAT, lo cual refuerza la fiscalización cruzada entre instituciones.
Los procesos del CFDI no terminan al emitir el recibo. Incluyen:
Automatizar estos procesos reduce errores y evita multas por parte de la autoridad.
Asegúrate de contar con la constancia de situación fiscal, RFC, CURP, régimen fiscal y datos bancarios.
Considera días trabajados, incidencias, horas extras, vacaciones, bonos, etc.
Verifica que los datos coincidan con los catálogos del SAT (percepciones, deducciones y claves).
Debe incluir todos los campos requeridos en estructura compatible.
Utiliza un PAC autorizado para validar el CFDI.
Envía al trabajador el recibo en formato PDF y XML. Guarda respaldo para al menos cinco años.
¿Quieres cancelar un CFDI? Descubre cómo hacerlo paso a paso
El SAT puede sancionar a los patrones que emitan CFDIs con errores o que incumplan con su emisión en tiempo y forma.
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Tipo de error |
Sanción estimada |
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No emitir CFDI de nómina |
De $17,000 a $97,000 por trabajador |
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RFC incorrecto o datos incompletos |
Factura inválida + imposibilidad de deducción |
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Omisión del complemento de nómina |
CFDI no válido para efectos fiscales |
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Timbrado fuera de tiempo |
Multas + observaciones fiscales |
Sí. Si eres empleador, estás obligado a emitir CFDI de nómina, sin importar tu régimen fiscal.
El recibo puede ser un documento interno, pero el CFDI es el comprobante digital oficial, validado por el SAT, con efectos fiscales y laborales.
El comprobante no será válido para deducciones, podrías recibir multas y tu empresa podría ser fiscalizada.
Sí, pero solo si el trabajador no ha hecho uso de él. Debes indicar el motivo de cancelación y hacerlo dentro del mismo ejercicio fiscal.
Sí. Herramientas como CONTPAQi Nóminas® permiten calcular, generar, timbrar y entregar los CFDIs de forma automatizada.
Emitir correctamente un recibo de nómina con CFDI no es solo un requisito legal, sino una garantía de seguridad fiscal tanto para el empleador como para el trabajador. Los procesos del CFDI deben automatizarse y alinearse con las reglas vigentes del SAT, cuidando todos los elementos del CFDI para evitar sanciones.
Gestionar la nómina de tu empresa y cumplir con el SAT puede ser fácil si usas la herramienta adecuada. CONTPAQi Nóminas® es la solución ideal para emitir CFDI de nómina de forma automática, segura y actualizada.
Con CONTPAQi Nóminas® puedes:
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Fuentes:
Guía de llenado de comprobante de Nómina | SAT