Todo lo que necesitas saber sobre la nube y sus beneficios para la PyME
La tecnología en la nube ayuda a que las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) no mueran, ganando rentabilidad y crecimiento.
Ante la incertidumbre que vivimos en estos tiempos de contingencia por COVID-19, se hace apremiante asegurar la continuidad del negocio implementando estrategias innovadoras que faciliten obtener todos los beneficios que el mundo demanda: agilidad, disponibilidad, rapidez, seguridad y cumplimiento oportuno de obligaciones, entre otros.
De hecho, la nube se ha convertido en una tecnología innovadora que ofrece la oportunidad a las empresas para agilizar sus procesos de manera segura y rentable.
Aquí te presentamos todo lo que necesitas saber sobre la nube y las empresas partiendo de cinco tecnologías clave:
- Software contable
- Software administrativo
- Facturación
- Nómina
- CFDI
PASO 1: Da ordena tus procesos y actividades
Mas antes de iniciar, el primer paso es: tener en orden todos los procesos de tu compañía, desde la Contabilidad, la Administración, Comercialización, Pagos, Cobranza hasta los inventarios, proveedores y clientes, entre muchos otros que son muy importante.
De este modo, se tiene control de indicadores clave para un buen rendimiento: finanzas, cumplimiento de obligaciones, ventas, flujo de efectivo, cobranza, facturación, etc. De no ser así, cualquier estrategia de negocio está condenada al fracaso por la sencilla razón de que no existe estructura, dirección y orden.
PASO 2: crea una diversidad de tareas
Un segundo paso consiste hacer la diferenciación de tareas; y aunque sabemos que en la mayoría de las PyMEs no siempre es factible contar con suficiente capacidad para crear una variedad de departamentos —llámese financiero, comercial o administrativo—, y que cada uno de estos realice una función específica.
Mas esto es posible, sin invertir demasiado dinero y recursos, a través de herramientas tecnológicas que faciliten la integración de procesos y actividades en un solo lugar de forma accesible; es decir, que los datos no tengan que viajar de un sitio a otro y con ello evitar la verificación de información que muchas veces ralentiza la actividad.
¿Cómo debo manejar los datos e información de mi empresa para tener mejores resultados de integración?
Una integración se desempeña correctamente si la empresa comprende el funcionamiento de cada parte del negocio; más aún si es una persona encargada de tomar decisiones.
Es útil conocer el por qué de las cosas para tener claro el para qué de las decisiones, hacer esto es darle dirección a una empresa.
Hemos dicho que la Contabilidad y Administración son cruciales para cualquier negocio; por lo tanto, empecemos a diferenciarlas para adoptar herramientas que ayuden con el cumplimiento de cada tarea de forma integral.
Mientras que los procesos contables se encargan de la gestión de todos los asuntos financieros y fiscales, por mencionar los más importantes, de las empresas (nómina, facturas, análisis financieros, presupuestación), los procesos administrativos se encargan de la gestión de todos los recursos de la empresa como control de los ciclos comerciales o la generación de reportes para tomar decisiones de negocio.
En la siguiente tabla, se mencionan algunas de las muchas tareas de la Contabilidad y Administración:
Es por eso que existen diferentes herramientas en la nube que ayudan a las empresas con sus procesos contables y administrativos.
Procesos administrativos en la nube
La nube está cambiando la forma de administrar los negocios. Para el año 2022, según datos de Gartner Company, 60% de los negocios necesitarán de la tecnología en la nube para alojar sus datos; y esto incluye a las PyMEs.
Por lo tanto no es de extrañar que veamos como cada vez más empresas están migrando a la nube gracias a la facilidad y la accesibilidad que ofrece.
Con ayuda de un software administrativo en la nube las empresas automatizan sus procesos comerciales aumentando la productividad, rentabilidad y las ganancias, además de la disminución de errores.
Llevar tus procesos administrativos en la nube acelera la forma de trabajar. No se trata únicamente de reemplazar el trabajo manual a uno digital, sino que se trata de una mejora en la eficiencia operativa porque elimina el tiempo causado por la búsqueda de papeleo o el extravío de documentos. Con la nube tienes toda esa información de manera inmediata.
La nube brinda la oportunidad de ser eficaces, ágiles y competitivos porque reinventa los procesos comerciales al proveer flexibilidad en el trabajo reduciendo el riesgo de quedarse atascado en una tarea.
Esta herramienta permite en tiempo real:
- La administración y control de tus inventarios
- El monitoreo del flujo de caja
- Control de las compras de tu empresa
- Gestión el inventario
Procesos contables en la nube
Con los servicios en la nube tienes tu Contabilidad en cualquier momento y en cualquier lugar. Tu empresa tiene beneficios para llevar la Contabilidad como:
- Movilidad para acceder desde cualquier sitio con acceso a internet
- Colaboración entre usuarios
- Actualizaciones automáticas
- Seguridad de tu información
- Agilidad
- Accesibilidad de datos.
En consecuencia, el consumo de tiempo de un trabajador puede ser aprovechado en actividades más significativas.
CFDI en la nube para pymes
Con los servicios en línea puedes emitir diferentes tipos de CFDI como facturas, notas de cargo y notas de crédito, recibos de honorarios y de arrendamiento. Además, si lo necesitas, cancelas tus CFDI de manera automática sin necesidad de visitar las oficinas del SAT.
Ejecutando estas tareas en la nube tienes mayor rendimiento ya que tienes acceso a gran cantidad de recursos disponible en poco tiempo y ganas productividad.
Para las PyMEs todos estos objetivos son alcanzables gracias a la apertura que les ofrece la nube en tanto a costo, accesibilidad y eficiencia.
¿Y el software de facturación?
El software de facturación basado en la nube permite que la gestión de una empresa sea mucho más fácil, ya que simplifica los procesos comerciales aumentando la productividad de la empresa.
Un software de facturación en la nube te permite:
- Hacer facturas desde cualquier lugar.
- Crear facturas en un par de minutos. La nube es fácil de usar ya que alguna información que tengas registrada en el sistema se agrega a la factura.
- Acceder a tu información de manera simplificada y en un solo lugar.
- Automatizar los procesos de factura. Existen herramientas en la nube que permiten la automatización de envíos de factura de forma automática o recordatorios de pagos atrasados.
- Rastrear en tiempo real la factura. Así se da seguimiento de los clientes y de la información.
Facturación electrónica: una obligación
La facturación electrónica es un requisito desde el año 2011, todos los contribuyentes deben emitir factura electrónica. Generarlas ayuda a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales, además que se trata de una herramienta que beneficia el control de tus procesos comerciales ya que mejora el flujo de efectivo de tu empresa gracias al gestionar todos los cobros y compras que suceden en tu negocio.
Sistemas de nómina en la nube para las pequeñas empresas
El software de nómina se utiliza para agilizar los procesos de pago a los empleados. Las pequeñas y medianas empresas utilizan el software de nómina para automatizar el cálculo de pagos, depósitos mensuales y retención de impuestos.
La nube brinda acceso a tecnología sofisticada pero con los costos más bajos y la oportunidad de escalabilidad que ofrece el software basado en la nube. Dicha escalabilidad permite crecer a medida que tu negocio lo necesite, así no pagas por servicios o espacio que realmente no estás utilizando, por otro lado, sumas nuevas capacidades en la nube a medida que tu negocio crece.
Estos servicios en la nube te habilitan la posibilidad de llevar tu nómina en la nube, teniendo seguridad de tus datos, accesibilidad para trabajar en tiempo real, simplificación de procesos y reducción de esfuerzo manual. Además, cumples con las obligaciones de procesamiento de nómina.
Cuando llevas la nómina en la nube hay una disminución de pérdida de datos ya que el servicio ofrece copias de seguridad, al tiempo que estás al día con las obligaciones obrero-patronales.
Ya conoces las herramientas disponibles en la nube que facilitan el trabajo de contabilidad y administración de tu negocio. Como ves, no es necesario hacer grandes inversiones de tiempo ni de dinero, la llegada de la nube ha significado para las empresas la oportunidad de crecer y ser competitivas según sus necesidades.
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