Tener una visión general y por áreas de tu negocio es esencial para cumplir con tus obligaciones, mantener el funcionamiento de tu empresa y blindarte ante cualquier eventualidad. Utilizar un software te permitirá lograrlo. Descubre cómo a continuación.

Un software para el control de gastos es un elemento vital a fin de mantener la productividad y rentabilidad de tu empresa, pues te permite conocer en qué estás gastando y llevar un registro oportuno que te da la oportunidad de eficientar el presupuesto de tu negocio.

Estos programas para dar seguimiento a tus egresos, te ayudan a consolidar la información estratégica, trabajar con mayor visibilidad, coordinar mejor el trabajo de todas las áreas y automatizar los procesos.

Existen 3 cosas que te darán guía acerca del comportamiento de tus gastos. Si no cuentas con un un software que te apoye, es muy difícil controlar estas salidas de dinero. Estos rubros son: viáticos, caja chica y comprobación de gastos.

Tener un buen control de estos gastos y una mejor administración del efectivo, mantiene a tu empresa con una salud financiera que evita erogar más recursos, ya sea por una carga tributaria mayor o porque no se conoce en qué se va el dinero.

Un ejemplo de esto son los viáticos, los cuales son deducibles de impuestos, pero deben cumplir ciertas condiciones de acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), en donde se establece, en su artículo 28 que todos los gastos deben estar respaldados con sus comprobantes digitales (CFDI).

Un software puede ayudarte a llevar este registro y, por ende, obtener un beneficio fiscal, si se hace de forma adecuada.

¿Cómo conocer mejor estos gastos?

La gasolina y los viáticos pueden llegar a ser 2 cosas que ocasionan fugas de dinero en algunas empresas. Lo importante no es tanto conocer el monto del gasto, sino ir más a fondo. Por ejemplo, en el caso de la gasolina, investigar quién de tus colaboradores está gastando más, qué vehículo, si la persona que ocupa más gasolina está o no saliendo de la oficina.

Tener un conocimiento más profundo de cómo se están utilizando los recursos de tu compañía te dará la posibilidad de identificar en qué parte se está destinando más dinero y si ese gasto está justificado.

Al contar con un software, te facilitarás el registro de toda la información que necesitas para conocer los gastos. Está captura de información será una de las claves para realizar los análisis precisos de los mismos.

De esta forma, tienes la posibilidad de ver quién de tus colaboradores gasta más, por qué, qué área del negocio es la que está requiriendo más recursos. Teniendo a la mano esta información, tu negocio estará en posibilidades de implementar un control mayor de gastos y generar ahorros.

Asimismo, es importante que sepas que tienes la posibilidad de deducir los gastos de viáticos, por ello es fundamental que lleves un control puntual de estos para no destinar recursos adicionales por un manejo deficiente de este rubro.

Beneficios de digitalizar tus cuentas

La digitalización ofrece grandes posibilidades para mejorar los procesos y la gestión empresarial, tanto en las áreas administrativas, como en las financieras, productivas y comerciales. Implementa estos cambios en tu empresa con un software dedicado a tu gastos.

La gestión de los recursos financieros es clave para el buen funcionamiento de toda empresa y los programas para administrar gastos ayudan enormemente en esta función.

Implementar este tipo de software ofrecerá a tu empresa las siguientes ventajas:

-Facilita la administración de tu flujo de efectivo con la recepción de los XML para programar y verificar tus pagos.

-Relaciona los comprobantes en una misma póliza para detectar los pagados o pendientes de pago.

-Realiza el pago de tus comprobantes con un solo cheque o transferencia, identificando los autorizados y/o pendientes de pago de acuerdo con el RFC del proveedor y/o cliente.

-Puede hacer tu conciliación bancaria de forma manual o automática, clasificando los documentos por importe, fecha, referencia y número de cheque.

-Clasifica tus ingresos y egresos de acuerdo con partidas de gasto asignadas a proyecto, departamento, área u obra.

-Tienes la posibilidad de conocer a detalle tus ingresos y gastos, ya que puedes agruparlos por categorías y subcategorías; además de llevar el saldo de los responsables del gasto.

-Logras llevar un control de las reposiciones de gasto, caja chica y comprobación de viáticos

Al tener un control de gastos a través de un software, puedes tener ahorros de hasta 30%, asimismo, tendrás el capital suficiente para invertir en otras áreas y hacer crecer tu negocio.

Otra de las ventajas es que generas reglas claras para ejercer el gasto y su respectiva comprobación, teniendo un impacto positivo en la reducción de la carga impositiva al cumplir de manera puntual con las obligaciones fiscales. Al realizar un análisis profundo de tus gastos tendrás un panorama completo de la rentabilidad de la empresa, identificar oportunidades de ahorro y disminución de gastos.

Sumarte a la tendencia digital no es un gasto, sino una inversión, pues si deseas que tu empresa destaque debes tener una claridad sobre la situación administrativa, logística y financiera de tu empresa para dar una respuesta oportuna a tus clientes y proveedores, y por supuesto, superar a tus competidores en cuanto a adaptación a los cambios y mercado se trata.

En CONTPAQi® contamos con una solución específica para ti que te ayudará a tener un mejor control de tus gastos y generar ahorros para tu empresa. Contáctanos para ver cómo podemos apoyarte.

Fuentes: El Empresario, Caintra, Reportero Industrial Mexicano, CONTPAQi