Cuentas por pagar en una empresa: ¿qué son, cómo gestionarlas y qué errores evitar?
- mayo 7, 2025
Una de las claves para que cualquier empresa funcione de manera saludable es gestionar bien sus cuentas por pagar. No se trata solo de pagar a tiempo a proveedores, sino de mantener el flujo de efectivo, evitar recargos y fortalecer relaciones comerciales.
En este artículo te explicamos qué son las cuentas por pagar, cómo administrarlas correctamente, los errores más comunes que debes evitar y cómo sistemas como CONTPAQi® Comercial o Bancos pueden ayudarte a automatizar esta gestión sin complicaciones.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar representan el dinero que una empresa debe a terceros por la compra de bienes o servicios. Se consideran pasivos a corto plazo porque suelen liquidarse en menos de 12 meses.
Ejemplos comunes:
- Facturas de proveedores
- Servicios contratados
- Renta
- Teléfono, internet, mensajería
- Honorarios o comisiones
¿Por qué es importante controlarlas?
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Beneficio de una buena gestión |
Riesgo si no se controla |
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Flujo de efectivo predecible |
Falta de liquidez |
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Cumplimiento con proveedores |
Daño a la reputación y relaciones |
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Evita multas por pagos tardíos |
Recargos, intereses |
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Planeación de gastos y presupuesto |
Descontrol financiero |
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Contabilidad ordenada y actualizada |
Declaraciones imprecisas ante el SAT |
Diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar
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Concepto |
¿Qué representa? |
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Cuentas por pagar |
Lo que la empresa debe pagar a terceros |
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Cuentas por cobrar |
Lo que la empresa debe cobrar a clientes |
Ambas son clave para mantener el equilibrio financiero y tomar decisiones estratégicas.
Ciclo de cuentas por pagar
1. Recepción de factura del proveedor2. Revisión y validación del servicio o producto
3. Registro contable en el sistema (pasivo)
4. Programación del pago según condiciones
5. Pago realizado (transferencia, cheque, SPEI, etc.)
6. Conciliación bancaria y cancelación de la cuenta
Tener un sistema que integre este ciclo evita errores y pérdidas de información.
Cómo gestionar correctamente las cuentas por pagar
1. Centraliza la información
- Usa un sistema para registrar todas las facturas pendientes
- Digitaliza documentos y almacénalos con respaldo
2. Establece políticas de pago
- Definir condiciones con proveedores (30 días, 60 días, etc.)
- Determinar quién autoriza pagos y con qué criterios
3. Clasifica las cuentas
- Por proveedor
- Por fecha de vencimiento
- Por tipo de gasto
4. Usa alertas automáticas
- Configura recordatorios para evitar atrasos
- Incluye seguimiento de facturas vencidas
5. Realiza conciliaciones bancarias
- Verifica que todos los pagos realizados estén registrados
- Detecta diferencias o duplicidades
Indicadores clave (KPIs)
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Indicador |
Fórmula simplificada |
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Días promedio de cuentas por pagar |
(Cuentas por pagar / Compras diarias) |
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Nivel de deuda |
(Pasivos / Activos totales) |
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Antigüedad de cuentas |
Tiempo promedio de cuentas sin pagar |
Con estos datos puedes analizar si estás pagando a tiempo y si tus pasivos están bajo control.
Errores comunes y cómo evitarlos
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Error |
Solución recomendada |
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No registrar facturas |
Usa sistemas como CONTPAQi Bancos o Comercial |
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Pérdida de comprobantes o XML |
Digitaliza y respalda todos los archivos |
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Pagos duplicados |
Conciliación automática y alertas |
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No definir políticas de autorización |
Establecer flujos y responsables por tipo de pago |
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Mezclar pagos personales con empresa |
Cuentas separadas y disciplina contable |
¿Cómo ayuda CONTPAQi a gestionar cuentas por pagar?
CONTPAQi Bancos y CONTPAQi Comercial Premium te permiten:
- Registrar cada factura con fecha, monto y proveedor
- Visualizar saldos pendientes por vencimiento
- Automatizar recordatorios de pago
- Generar reportes por periodo, proveedor o monto
- Integrar pagos con tu contabilidad y conciliación bancaria
Además, puedes asociar cada factura con su CFDI, validarla ante el SAT y evitar pagos por errores de facturación.
Ejemplo práctico
Una empresa de servicios contrató a 8 proveedores distintos. Antes, llevaba un Excel manual con errores frecuentes. Con CONTPAQi:
- El 100% de las facturas se registran automáticamente
- Se programan pagos los días martes y viernes
- Se generan reportes de flujo de salida por semana
- Han reducido recargos por pago tardío en un 95%
Preguntas frecuentes
¿Las cuentas por pagar se reportan al SAT?
Indirectamente sí, pues deben coincidir con los CFDIs emitidos por proveedores y las declaraciones de IVA.
¿Es necesario timbrar un pago?
Solo si se trata de complemento de pago (factura pagada en parcialidades o después).
¿Puedo controlar pagos en efectivo y transferencias?
Sí. Puedes clasificar por forma de pago y medio utilizado.
¿Se puede ver el historial por proveedor?
Sí. Puedes filtrar por proveedor y revisar pagos anteriores, facturas vencidas y próximas obligaciones.
Las cuentas por pagar no deben gestionarse "a ojo". Un manejo profesional mejora tu flujo de efectivo, evita conflictos con proveedores y fortalece tu salud financiera. Y con herramientas como CONTPAQi, hacerlo es más simple de lo que crees.
Automatiza, controla y mejora tus pagos hoy para tener un mañana más rentable.
Fuentes:
https://enciclopediaeconomica.com/cuentas-por-pagar/https://www.corcentric.com/blog/accounts-payable-best-practices-tips-and-tricks-for-improvement/
