La revisión contable es un procedimiento cuya finalidad es examinar la información fiscal, financiera y contable de una empresa para determinar si reflejan la imagen fiel de su situación. A partir de esta, es posible detectar situaciones que implican mejoras.
La revisión contable tiene dos caminos:
- 1. Puede ser hecha por iniciativa propia de la empresa con el objetivo de tener en orden su historia contable y tener la certidumbre de que no existen errores, omisiones o posibles vacíos informativos.
- 2. Por otro lado, puede ser solicitada por organismo como el SAT cuando existe una discrepancia, o diferencia, con la información que se entrega como parte de del cumplimiento de las obligaciones fiscales.
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Entonces, la autoridad fiscal requiere verificar la información de la empresa, por ejemplo, en relación con la Contabilidad Electrónica, emisión y recepción de facturas electrónicas, declaraciones de impuestos o pagos provisionales, entre otras.
Orden, la clave para atender las revisiones
Recomendamos la opción 1: la revisión por cuenta propia y así evitar ser requeridos por el SAT; y en caso de esto sucede: no hay porque temer, siempre que se tenga la información fundamentada no hay de qué preocuparse.
- Para el Contador, la revisión fiscal es una tarea de todos los días, se trata de un aspecto a tener muy presente para que cuando la autoridad requiera una auditoría o cualquier aclaración, la persona u organización tenga información veraz y oportuna.
- Como empresa, es importante poner atención a la revisión contable o fiscal porque es la piedra angular para conocer su efectividad como empresa y determinar la eficacia de todas sus operaciones.
Tener orden ayuda a:
- Claridad sobre información fiscal, contable y financiera; de los movimientos hechos y en todo caso cómo ha sido el cumplimiento de obligaciones ante el SAT.
- Estar al día y en orden con la autoridad fiscal.
- Conocer la situación a detalle de la empresa; por ejemplo, en el aspecto financiero.
Mejores prácticas para llevar un orden
Kenia Espinoza, Contadora y Analista de Impacto Contable de CONTPAQi, comparte una serie de buenas prácticas para prepararse ante una revisión contable y fiscal:
- 1. Asegurarse que toda la información esté financiera y contable, esté clasificada por rubros, carpetas o actividades; como: ingresos, gastos, inversiones, pagos, transferencias, ventas, nómina, cheques, etc. Y esta a su vez tenga subclasificaciones, de acuerdo al rubro que pertenece. Por ejemplo, a los gastos les corresponde gastos fijos, gastos inesperados, caja chica, etc.
- 2. Que el cumplimiento de obligaciones fiscales estén presentadas en fecha, de acuerdo con lo estipulado por el SAT.
- 3. Antes de enviar la información, revisar si está completa y sin errores.
- 4. Realizar el cotejo de la información que tiene la empresa con la que está en el SAT.
- 5. Una buena gestión de CFDI, tanto recibidos y emitidos, y tenerlos en orden de acuerdo con el mes a contabilizar. Sabe cuáles están vigentes y cuáles han sido cancelados, cuáles tiene errores y solicitarlos nuevamente; cuáles tienen documentos a adjuntar, etc.
- 6. Verificar que las facturas cumplan los requisitos de ley y que sean emitidas en el mes que corresponde.
- 7. Si hay viáticos, u otro tipo de gastos, asegurar que se entreguen los comprobantes en tiempos y forma.
- 8. Asegurarse que la captura, registro y revisión de la información sea frecuente.
Espinoza añade recomendaciones como:
- Establecer y dar seguimiento a esas prácticas.
- Revisar y conocer los cambios fiscales que hace la autoridad. Esta debe ser una actividad frecuente.
- Revisar constantemente la información contable para conocer el estado de tu negocio y así tomar decisiones efectivas.