Desde su implementación en 2015, la contabilidad electrónica se ha convertido en un pilar del sistema fiscal mexicano. Su propósito es claro: fortalecer el control tributario, automatizar la fiscalización y asegurar que los registros contables sean precisos, clasificados y entregados digitalmente al Servicio de Administración Tributaria (SAT).
En este blog te explicamos todo lo que necesitas saber para cumplir correctamente con esta obligación en 2025, evitar errores comunes y sanciones, y automatizar el proceso mediante herramientas especializadas.
La contabilidad electrónica es un conjunto de reglas fiscales mediante las cuales ciertos contribuyentes están obligados a:
Este modelo sustituye los registros contables en papel y exige que toda transacción financiera esté clasificada, documentada y respaldada digitalmente, con el objetivo de permitir un acceso más transparente y ágil a la información por parte de las autoridades fiscales.
Desde 2015, el SAT exige contabilidad electrónica a un sector específico de contribuyentes. Si bien en sus inicios solo algunas personas morales estaban obligadas, actualmente las obligaciones se han ampliado y adaptado al perfil fiscal y volumen de ingresos.
Con base en las reglas actuales del SAT, en 2025 deben cumplir con la entrega electrónica de archivos los siguientes contribuyentes:
El cumplimiento de esta obligación implica generar y enviar tres archivos principales en formato XML:
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Tipo de archivo |
Personas morales |
Personas físicas |
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Catálogo de cuentas |
Antes del primer envío o al modificar |
Igual |
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Balanza de comprobación |
Día 3 de cada mes |
Día 5 de cada mes |
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Pólizas contables |
Cuando lo solicite el SAT |
Cuando lo solicite el SAT |
A continuación te explicamos paso a paso cómo cumplir con el envío de contabilidad electrónica sin errores:
1. Genera los archivos XML desde tu sistema contable¡Obtén nuestra guía para presentarla paso a paso!
El SAT contempla diversas sanciones por incumplimiento, como:
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Incumplimiento |
Multa / Consecuencia |
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No enviar contabilidad electrónica |
$3,000 a $9,000 por mes |
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Archivos mal estructurados |
Rechazo por el SAT |
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Omisión intencional |
Auditoría + sanciones adicionales |
¿Cuándo aplica una multa por no presentar contabilidad electrónica al SAT?
No. El SAT solo acepta archivos XML con estructura válida y códigos agrupadores.
Podrías recibir multas, perder deducibilidad e incluso quedar imposibilitado para emitir CFDI.
Sí. El portal detecta errores de estructura o incompatibilidad con los códigos agrupadores y rechaza los archivos.
Guarda el acuse de recepción digital que genera el SAT. Es tu comprobante oficial ante cualquier auditoría.
No. El SAT solo acepta archivos XML estructurados y validados. PDF o Excel no cumplen con la normatividad.
Estás sujeto a multas económicas y puedes perder la posibilidad de deducir ciertos gastos. En casos graves, podrías ser bloqueado para emitir CFDI.
Sí. El sistema detecta errores de estructura, omisiones en los códigos agrupadores y campos mal llenados. Si hay algún problema, el archivo será rechazado y deberás volver a enviarlo.
Debes guardar el acuse de recepción digital, que es el comprobante oficial de que el SAT recibió y validó tu archivo.
Cumplir con la contabilidad electrónica del SAT puede ser simple si usas las herramientas correctas. CONTPAQi Contabilidad® te permite:
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