La contabilidad electrónica SAT es una obligación fiscal en México que exige a ciertos contribuyentes generar y enviar sus registros contables en formato XML a través del Buzón Tributario. Incluye el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y, en algunos casos, las pólizas contables.
En este blog te explicamos todo lo que necesitas saber para cumplir correctamente con esta obligación en 2025, evitar errores comunes y sanciones, y automatizar el proceso mediante herramientas especializadas.
La contabilidad electrónica es un conjunto de reglas fiscales mediante las cuales ciertos contribuyentes están obligados a:
Este modelo sustituye los registros contables en papel y exige que toda transacción financiera esté clasificada, documentada y respaldada digitalmente, con el objetivo de permitir un acceso más transparente y ágil a la información por parte de las autoridades fiscales.
| Aspecto | Detalle |
| Definición | Reglas fiscales que obligan a ciertos contribuyentes a llevar y enviar su contabilidad en archivos XML. |
| Archivos principales | Catálogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas contables (cuando SAT lo solicita). |
| Obligados | Personas morales régimen general, RESICO moral y personas físicas con ingresos > 4M. |
| Exentos | Asalariados, RESICO personas físicas con ingresos menores a 4M. |
| Envío | A través del Buzón Tributario del SAT en fechas establecidas. |
Desde 2015, el SAT exige contabilidad electrónica a un sector específico de contribuyentes. Si bien en sus inicios solo algunas personas morales estaban obligadas, actualmente las obligaciones se han ampliado y adaptado al perfil fiscal y volumen de ingresos.
Con base en las reglas actuales del SAT, en 2025 deben cumplir con la entrega electrónica de archivos los siguientes contribuyentes:
El cumplimiento de esta obligación implica generar y enviar tres archivos principales en formato XML:
|
Tipo de archivo |
Personas morales |
Personas físicas |
|
Catálogo de cuentas |
Antes del primer envío o al modificar |
Igual |
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Balanza de comprobación |
Día 3 de cada mes |
Día 5 de cada mes |
|
Pólizas contables |
Cuando lo solicite el SAT |
Cuando lo solicite el SAT |
A continuación te explicamos paso a paso cómo cumplir con el envío de contabilidad electrónica sin errores:
1. Genera los archivos XML desde tu sistema contable¡Obtén nuestra guía para presentarla paso a paso!
El SAT contempla diversas sanciones por incumplimiento, como:
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Incumplimiento |
Multa / Consecuencia |
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No enviar contabilidad electrónica |
$3,000 a $9,000 por mes |
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Archivos mal estructurados |
Rechazo por el SAT |
|
Omisión intencional |
Auditoría + sanciones adicionales |
¿Cuándo aplica una multa por no presentar contabilidad electrónica al SAT?
No. El SAT solo acepta archivos XML con estructura válida y códigos agrupadores.
Podrías recibir multas, perder deducibilidad e incluso quedar imposibilitado para emitir CFDI.
Sí. El portal detecta errores de estructura o incompatibilidad con los códigos agrupadores y rechaza los archivos.
Guarda el acuse de recepción digital que genera el SAT. Es tu comprobante oficial ante cualquier auditoría.
No. El SAT solo acepta archivos XML estructurados y validados. PDF o Excel no cumplen con la normatividad.
Estás sujeto a multas económicas y puedes perder la posibilidad de deducir ciertos gastos. En casos graves, podrías ser bloqueado para emitir CFDI.
Sí. El sistema detecta errores de estructura, omisiones en los códigos agrupadores y campos mal llenados. Si hay algún problema, el archivo será rechazado y deberás volver a enviarlo.
Debes guardar el acuse de recepción digital, que es el comprobante oficial de que el SAT recibió y validó tu archivo.
Cumplir con la contabilidad electrónica SAT en 2025 es una obligación fiscal que no debes pasar por alto. Generar, validar y enviar correctamente los archivos XML evita sanciones, asegura deducciones y te mantiene en cumplimiento con las reglas tributarias. Automatizar el proceso con software especializado como CONTPAQi® facilita el control y te ahorra tiempo.
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