Pólizas contables electrónicas: ¿Cómo estructurarlas según el SAT?

En el mundo contable actual, donde la fiscalización electrónica se vuelve cada vez más rigurosa, las pólizas contables ya no son solo un registro interno; ahora son evidencia clave ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Cumplir con la estructura que marca el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal es más que una obligación: es una forma de blindar tu contabilidad ante revisiones electrónicas, facilitar auditorías y optimizar procesos administrativos.

Este blog es una guía práctica pensada especialmente para ti, contador o encargado administrativo de una PyME, despacho contable o empresa familiar, que quieres llevar una contabilidad limpia, eficiente y sin errores. Vamos a desmenuzar qué debe contener cada póliza, cómo organizarla y qué herramientas existen para automatizar procesos y evitar inconsistencias con el SAT.

¿Qué información básica debe contener una póliza?

De acuerdo con el Anexo 24 del SAT en su versión 1.3, las pólizas electrónicas deben contener una serie de datos obligatorios para ser válidas fiscalmente. Aquí no hay espacio para la improvisación.

Cada póliza debe incluir:

• Fecha de la operación
  
  
• Número único de identificación
  
  
• Tipo de póliza (ingresos, egresos o diario)
  
  
• Descripción del movimiento contable
  
  
• Cuentas contables afectadas (con el código agrupador del SAT)
  
  
• Montos de cargo y abono
  
  
• RFC del tercero relacionado (cuando aplica)
  
  
• Método de cobro para pólizas de ingreso
  
  
• Asociación a CFDI (con UUID)
  
  

¿Cómo organizar tus pólizas para que sean claras y útiles?

Una póliza clara no solo es útil para el SAT, también lo es para ti y para cualquier otro contador que revise la contabilidad. La organización es clave para entender el origen de cada movimiento, hacer conciliaciones más ágiles y tener trazabilidad de la operación.

Consejos prácticos:

• Mantén una numeración secuencial por tipo de póliza.
  
  
• Usa una descripción detallada del concepto contable, evita abreviaciones innecesarias.
  
  
• No mezcles operaciones distintas en una misma póliza.
  
  
• Relaciona cada línea contable con su CFDI correspondiente (por ejemplo: XML de la factura o del REP).
  
  
• Identifica al tercero (cliente/proveedor) con su RFC, nombre y referencia si aplica.
  
  

Tipos de pólizas más comunes en una operación diaria

Aunque el sistema contable puede ser complejo, las pólizas se agrupan usualmente en tres categorías:

1. Pólizas de Ingreso

• Ventas al contado o a crédito
  
  
• Cobros de clientes
  
  
• Ingresos financieros
  
  

2. Pólizas de Egreso

• Compras de productos o servicios
  
  
• Pagos a proveedores
  
  
• Comisiones o gastos operativos
  
  

3. Pólizas de Diario

• Nómina
  
  
• Depreciaciones
  
  
• Provisiones contables
  
  
• Revaluaciones
  
  

Cada tipo de póliza tiene su propia lógica y tratamiento fiscal. Lo más importante es asegurarte que cada movimiento esté documentado con su CFDI correspondiente y que el asiento contable refleje correctamente la operación real.

Errores frecuentes al capturar operaciones

A lo largo de nuestra experiencia como contadores, sabemos que hay errores que se repiten constantemente al capturar pólizas electrónicas. Aquí los más comunes y cómo evitarlos:

• Usar cuentas sin código agrupador SAT
• Omitir el UUID del CFDI
• Registrar montos distintos a los que marca la factura
• Usar un RFC incorrecto del cliente o proveedor
• No capturar el método de pago en pólizas de ingreso

Solución: utiliza verificadores automáticos de estructura fiscal, como los que ofrece CONTPAQi® Contabilidad, para detectar errores antes de enviar tus XML al SAT.

¿Cómo relacionar documentos y evidencias correctamente?

Uno de los puntos más importantes del Anexo 24 es la trazabilidad de los CFDI dentro de tus pólizas. Aquí no se vale decir “lo tengo en el folder”, el SAT espera que cada póliza tenga un vínculo electrónico (el UUID) hacia el XML real de la operación.

Para hacerlo correctamente:

• Identifica el CFDI relacionado: factura, pago, nómina, etc.
  
  
• Obtén su UUID y relaciónalo en la póliza.
  
  
• Verifica que los montos coincidan entre el CFDI y la póliza.
  
  
• Agrega el método de pago si es una póliza de ingreso.
  
  

Tips para registrar operaciones de forma automática

¿Sabías que muchas pólizas pueden generarse de forma automática? Aquí algunos trucos para ahorrar tiempo y evitar errores:

• Crea pre-pólizas o pólizas modelo para pagos recurrentes.
  
  
• Usa Excel como hoja electrónica para importar múltiples pólizas.
  
  
• Automatiza la lectura del XML para prellenar montos, RFC, UUID.
  
  
• Configura reglas de contabilización por tipo de comprobante.
  
  
• Relaciona XML directo desde un Administrador de Documentos Digitales (ADD).
  
  

Y si estás usando CONTPAQi® Contabilidad, puedes aprovechar herramientas como:

• Contabilizador de XML
  
  
• Pólizas desde Excel
  
  
• Asociación automática de REP y CFDI factura
  
  

¿Qué revisar antes de cerrar cada mes contable?

Antes de enviar tu contabilidad electrónica al SAT, asegúrate de revisar lo siguiente:

• ¿Todas tus pólizas están completas y sin errores?
• ¿Tus CFDI están correctamente relacionados en las pólizas?
• ¿El método de cobro está registrado en las pólizas de ingreso?
• ¿Tus XML cumplen con la estructura del Anexo 24, versión 1.3?
• ¿Tu catálogo de cuentas tiene el código agrupador SAT correcto?
• ¿Tu balanza y auxiliares cuadran con tus estados financieros?

El uso de reportes de verificación puede ayudarte a encontrar errores antes de enviarlos al SAT y evitar multas o requerimientos innecesarios.

¿Cómo hacerlo con CONTPAQi Contabilidad®?

Aquí es donde entra una herramienta especializada: CONTPAQi Contabilidad®. Este sistema fue diseñado específicamente para ayudar a contadores mexicanos a:

• Automatizar el registro contable
• Cumplir con la Contabilidad Electrónica (Anexo 24)
• Asociar CFDI Factura, Nómina y REP
• Generar XML de catálogo, balanza, pólizas y auxiliares
• Verificar la validez de los CFDI
• Controlar REP y notas de crédito automáticamente
• Registrar pólizas desde Excel y administrar múltiples empresas

Una de sus funciones más útiles es el Administrador de Documentos Digitales (ADD), con el que puedes visualizar los CFDI versión 4.0, agruparlos y asociarlos directamente a tus pólizas. Además, al integrar un CFDI pago (REP), el sistema te muestra automáticamente los CFDI factura relacionados.

Esto te ahorra horas de trabajo, reduce errores humanos y asegura el cumplimiento fiscal.

¿Listo para tener tu contabilidad electrónica en orden, automatizada y en paz con el SAT?

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Fuentes:

Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2024 (vigente 2025)