Llevar la contabilidad de forma manual ya no es viable para las empresas que buscan eficiencia, precisión y cumplimiento fiscal. Hoy en día, existen diversos programas para contabilidad que permiten automatizar procesos contables, emitir facturas electrónicas, calcular impuestos y generar reportes financieros en segundos.
En este artículo descubrirás las ventajas de implementar un software contable y por qué es una herramienta clave para la gestión empresarial moderna.
Los programas contables son herramientas digitales diseñadas para registrar, organizar y procesar la información financiera de una empresa. Ayudan a los negocios a cumplir con sus obligaciones fiscales ante el SAT, controlar ingresos y egresos, y tomar decisiones basadas en datos confiables.
Lo primero que te resuelve un programa de contabilidad es estar al corriente con la autoridad fiscal. De esta forma, estarás actualizado con la versión más reciente del software de contabilidad y las últimas disposiciones fiscales.
Estarás generando los 5 archivos XML de la Contabilidad Electrónica 1.3, en el caso del software más completo, contarás con un Administrador de Documentos Digitales (ADD) que permite recibir los archivos XML de los CFDI Factura versión 3.3, además de CFDI Nómina y Recibo Electrónico de Pagos (REP), así como verificar su validez: estructura, sello y cadena original, y revisar si los comprobantes de tus proveedores están en operaciones simuladas (EDOS).
Cumples con la Declaración Informativa de Operaciones de Terceros (DIOT 2019): -Desglose de IVA a tasas de 8 y 16% -IVA No Acreditable También te ayuda a generar declaraciones y pagos provisionales y calcular el IVA Causado y Acreditable, así como el ISR para pagos provisionales.
Puedes realizar movimientos contables a través de internet entre sucursales, o bien, entre el despacho de contabilidad y sus clientes.
Tienes la oportunidad de registrar movimientos contables recurrentes, como el pago de la renta, con sus pólizas modelo o pre‐pólizas, y hasta puedes dar de alta cuentas en forma masiva, a partir de un grupo de cuentas, conciliaciones bancarias, declaraciones mensuales y anuales con sus reportes de Clasificaciones para IVA del R21 del DyP, entre otros.
El tener un proceso más fluido te da la certeza de que tus tareas están realizándose a tiempo, sin errores, con información clara, oportuna y precisa, manteniendo la producción de la empresa sin interrupciones y sin retrasos.
Al llevar un orden en el manejo de la información, un software de contabilidad te ayudará a generar reportes que necesites para el análisis e interpretación de datos y así tomar mejores decisiones.
Además, podrás obtener reportes financieros que te apoyen en la generación de nuevos modelos de negocio. Puedes diseñar ingresos y gastos en Excel® con la Hoja Electrónica para crear reportes a la medida.
Asimismo, un software de contabilidad te ayudará a generar estados financieros, los cuales tienen la oportunidad de detallarse por anexo, movimiento, auxiliares y pólizas.
De esta manera, estarás desarrollando reportes contables precisos en los que compararás, por ejemplo, saldos contra presupuestos.
Otros reportes que puedes generar son: catálogo de cuentas, balance general, estado de resultados, balanza de comprobación, libro de diario, libro de mayor, anexos del catálogo, movimientos y auxiliares del catálogo.
Un software de contabilidad debe tener un contabilizador que te ayude a crear pólizas de manera automática y masiva a partir de los CFDI y que asocie los comprobantes digitales de forma automática para su Contabilización.
De igual forma, a través de este programa, tienes una perspectiva de la situación del negocio de tus clientes, similar a la que existe en el SAT, porque trabajas con la información correcta y completa del XML, haces reportes contables y fiscales, y controlas los documentos asociados a las pólizas.
Si el software es multimoneda, podrás acceder a procesar pólizas de cargos y abonos, controlar saldos y generar automáticamente las pólizas de utilidad y pérdida cambiaria. Sus segmentos de negocio ayudan a consultar el costo y/o utilidad de tus sucursales, áreas, departamentos y proyectos, así como hacer presupuestos para estos.
El software de contabilidad que elijas debe incluir los reportes financieros básicos:
NIF B-‐3 Resultado integral.
NIF B-‐6 Situación financiera
NIF B-‐4 Cambios en el capital contable.
NIF B-‐2 Flujo de efectivo método directo.
La importancia de las NIF radica en que estas sirven como una guía que orienta la información financiera de la empresa, lo que ayuda a cuidar su patrimonio y a realizar los análisis financieros necesarios para la mejor toma de decisiones a través de una presentación más eficiente de los datos.
Sin duda, el tener en la empresa un software de contabilidad será de gran ayuda para cumplir con sus obligaciones y tener un mayor control de las finanzas del negocio.
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¿Qué funciones debe tener un buen programa para contabilidad?
Facturación electrónica, cálculo de impuestos, reportes financieros, integración con el SAT y facilidad de uso.
¿Cuál es el mejor software contable en México?
Depende del tipo y tamaño de empresa, pero CONTPAQi es uno de los más utilizados por su enfoque en pymes y su cumplimiento fiscal actualizado.
¿Un programa contable sustituye al contador?
No, pero sí le permite ahorrar tiempo y reducir errores al automatizar tareas repetitivas.