La cancelación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un procedimiento indispensable dentro de la contabilidad electrónica en México. Con el avance de las disposiciones fiscales, en 2025 el SAT ha reforzado los requisitos y controles para la cancelación de facturas electrónicas, exigiendo un manejo más riguroso para evitar errores y sanciones. En esta guía completa y optimizada para buscadores, conocerás todo lo que necesitas para cancelar un CFDI conforme a la ley, con ejemplos, preguntas frecuentes y recomendaciones clave.
¿Qué es un CFDI y cuándo debe cancelarse?
Un CFDI es un comprobante fiscal que ampara las operaciones comerciales y actos fiscales como ingresos, egresos, pagos, nóminas y traslados. Debe cancelarse cuando:
- El RFC del receptor fue capturado de forma incorrecta.
- El CFDI presenta montos o conceptos incorrectos.
- Se generó un duplicado de la factura.
- La operación no se realizó o fue cancelada por el cliente.
- Es necesario sustituirlo por un CFDI correcto.
Cancelar un CFDI evita errores en tus declaraciones fiscales y garantiza el cumplimiento de las normativas. Además, contribuye a que las operaciones reflejen la realidad económica de tu negocio.
Requisitos para cancelar un CFDI en 2025
Para cancelar un CFDI correctamente en 2025, debes:
- Estar dentro del plazo fiscal permitido, generalmente dentro del mismo ejercicio fiscal.
- Seleccionar el motivo de cancelación correcto, conforme al catálogo del SAT.
- Relacionar el CFDI sustituto si aplicas el motivo 01.
- Solicitar la aceptación del receptor cuando así lo requiera la normativa.
- Emitir la cancelación a través del portal del SAT o un software autorizado como CONTPAQi Factura Electrónica o CONTPAQi Vende.
- Generar y conservar el acuse de cancelación para efectos de comprobación.
Motivos de cancelación autorizados por el SAT
Desde la versión 4.0, el SAT exige especificar un motivo de cancelación al anular un CFDI. Aquí están:
En el caso de la clave 01, se debe relacionar el nuevo CFDI sustituto.
Las peticiones de cancelación, consulta de estado de la factura, la aceptación o rechazo de la cancelación y la consulta de documentos relacionados, se podrá realizar desde el portal del SAT o mediante los servicios de un proveedor de certificación. Este último tiene la opción de realizar estas acciones de manera masiva.
¿Qué es el Servicio de Administración Tributaria? Todo lo que debes saber del SAT
Plazos para cancelar CFDI en 2025
El SAT establece que:
- Los CFDI deben cancelarse dentro del ejercicio fiscal en curso.
- La cancelación de CFDI de ejercicios anteriores requiere justificación, aceptación del receptor y en algunos casos, una declaración complementaria.
- En caso de operaciones internacionales, se deben observar los tratados y normativas aplicables.
Cumplir los plazos es vital para evitar discrepancias fiscales y posibles sanciones.
Paso a paso: ¿cómo cancelar un CFDI?
Opción 1: Portal del SAT
- Ingresa al portal con tu e.firma.
- Localiza el CFDI que deseas cancelar.
- Selecciona el motivo de cancelación.
- Relaciona el CFDI sustituto si aplicas el motivo
- Envía la solicitud y descarga el acuse.
- Espera la aceptación del receptor, si es requerida.
- Documenta el proceso como parte de tus registros contables.
Opción 2: Software autorizado (ejemplo CONTPAQi Factura Electrónica o Vende)
- Localiza el CFDI en el sistema.
- Selecciona el motivo y registra el CFDI sustituto si es necesario.
- El sistema gestiona la cancelación y genera el acuse.
- Monitorea el proceso y conserva los registros.
- Usa reportes automáticos para dar seguimiento a cancelaciones pendientes.
Casos avanzados de cancelación
Cancelación de facturas relacionadas con contratos: Asegura que el contrato soporte la cancelación y emite la documentación correspondiente.
Operaciones con gobierno: Verifica los requisitos adicionales y justificaciones exigidas por las dependencias oficiales.
Cancelación masiva: Usa software autorizado que permita cancelar varios CFDI de forma simultánea, cumpliendo con los requisitos de cada comprobante.
Consecuencias de no cancelar correctamente
- Multas de 5% a 10% sobre el valor del CFDI.
- Rechazo de deducciones fiscales.
- Problemas en auditorías y conciliaciones contables.
- Posibilidad de sanciones adicionales por incumplimiento.
- Afectación de la imagen de la empresa ante clientes y autoridades.
Buenas prácticas para la cancelación de CFDI
- Revisa que los datos de los CFDI sean correctos antes de su emisión.
- Establece un protocolo interno para autorizar cancelaciones.
- Automatiza el proceso de cancelación para reducir errores.
- Capacita a tu equipo sobre las disposiciones vigentes del SAT y los cambios en la versión 4.0.
- Realiza auditorías internas periódicas para verificar el correcto uso de los motivos de cancelación.
- Guarda toda la documentación soporte, como correos, cartas de aceptación y acuses, en un expediente electrónico seguro.
Preguntas frecuentes
¿Cómo aceptar una cancelación?
Desde el Buzón Tributario, ingresa a notificaciones y acepta o rechaza la solicitud.
¿Se puede cancelar una factura de meses anteriores?
Sí, con justificación, aceptación del receptor y declaración complementaria si ya fue incluida en declaraciones.
¿Qué pasa si omito el motivo de cancelación?
El SAT rechazará la solicitud.
¿Qué significa cancelable con aceptación?
Que la cancelación requiere respuesta del receptor para ser válida.
¿Puedo cancelar un CFDI con complemento de pago?
Sí, siguiendo los motivos y lineamientos que marca el SAT.
¿Cómo afecta la cancelación al IVA e ISR?
Debes ajustar los impuestos declarados conforme al CFDI cancelado y el sustituto si aplica.
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