En muchas pequeñas y medianas empresas, el inventario se ha convertido en uno de los principales dolores de cabeza. Los números no coinciden, los productos “desaparecen”, sobran mercancías que no se venden o faltan justo cuando el cliente las solicita. Todo esto genera pérdidas silenciosas que, acumuladas, pueden poner en riesgo la rentabilidad del negocio.
Pero el problema no es el inventario en sí. La verdadera causa está en cómo se gestiona.
Cuando el inventario no cuadra, significa que la cantidad registrada en el sistema no coincide con la cantidad real en almacén. Por ejemplo:
Este desajuste puede parecer pequeño al inicio, pero en PyMEs suele repetirse constantemente hasta convertirse en un problema estructural.
El inventario no es solo mercancía almacenada; es dinero inmovilizado. Un control inadecuado impacta directamente en:
Cuando el inventario no cuadra, las PyMEs suelen reaccionar comprando más “por si acaso”, lo que agrava el problema.
En muchas PyMEs, cada persona maneja el inventario “a su manera”. No hay reglas claras para:
Esto provoca errores humanos constantes y registros inconsistentes.
El uso de Excel, libretas o sistemas que no se actualizan en tiempo real es una de las causas más frecuentes.
Problemas comunes:
El inventario deja de ser una fuente confiable de información.
Muchas PyMEs no registran correctamente:
Estas pérdidas existen, pero al no documentarse, el sistema sigue mostrando inventario que ya no existe.
Confiar únicamente en el sistema sin validar físicamente el inventario es un error común.
Sin conteos:
El inventario necesita verificarse regularmente para ser confiable
Cuando no hay control del inventario real, las compras se hacen con base en suposiciones:
Esto genera:
El inventario no depende solo del dueño o del contador. También depende de:
Si el equipo no entiende la importancia del registro correcto, el sistema siempre fallará.
Un inventario mal controlado genera efectos en cadena:
Muchas PyMEs no detectan el impacto hasta que las consecuencias son graves.
Si en tu empresa ocurre alguno de estos puntos, es momento de actuar:
No se trata de implementar soluciones complejas de inmediato, sino de ordenar lo básico.
Define paso a paso:
No solo una vez al año. Lo ideal es:
Aceptar que existen es el primer paso para controlarlas.
Una herramienta como CONTPAQi Comercial® puede ayudarte a llevar un mejor control del inventario, porque permite:
Lo importante no es “digitalizar por digitalizar”, sino usar un sistema que refuerce el proceso y evite que el control dependa solo de la memoria o de hojas sueltas.
El inventario es responsabilidad compartida.
La razón principal por la que el inventario no cuadra en PyMEs no es la falta de tecnología, sino la falta de procesos, disciplina y control.
Un inventario desordenado drena dinero sin que la empresa lo note, afecta la operación diaria y limita el crecimiento.
La buena noticia es que corregirlo es posible, y comenzar con pequeños cambios puede marcar una gran diferencia en la salud financiera de tu negocio.