05 Noviembre 2025
Cada cierre fiscal representa una oportunidad para fortalecer la estructura empresarial y garantizar que todos los procesos estén alineados con la legislación vigente; uno de los temas que ha cobrado especial relevancia en los últimos años es la subcontratación especializada y la correcta verificación del Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE).
Índice
- Introducción contextual
- ¿Qué es el REPSE?
- Obligaciones de las empresas registradas
- Cómo validar si tu proveedor cumple
- Señales de atención o revisión
- Documentación clave a solicitar
- Responsabilidad del contratante
- Mejores prácticas y recomendaciones
- Cumplimiento, automatización y control con CONTPAQi Nóminas®
1. Introducción contextual
Para muchas empresas, contratar servicios de terceros es una práctica necesaria. Sin embargo, desde la reforma laboral de 2021, hacerlo sin las debidas verificaciones puede generar responsabilidad solidaria, multas significativas e incluso la no deducibilidad fiscal de los pagos realizados.
Por eso, conocer cómo validar si tu proveedor de personal cumple con el REPSE se ha convertido en un paso esencial para evitar riesgos y mantener un entorno empresarial ordenado, eficiente y conforme a la ley.
2. ¿Qué es el REPSE?
El REPSE es el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas administrado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Se creó con el objetivo de regular la subcontratación en México y asegurar que solo las empresas con servicios realmente especializados puedan ofrecer personal a terceros, sin caer en esquemas de outsourcing prohibido.
Cualquier empresa que proporcione servicios especializados o ejecute obras especializadas que impliquen la puesta a disposición de trabajadores a favor de otra empresa debe inscribirse en el REPSE y mantener actualizada su información.
Contar con este registro no solo acredita el cumplimiento normativo, sino que brinda confianza y legitimidad a las relaciones comerciales. Además, permite deducir los pagos realizados a proveedores especializados, siempre que el contratante cumpla también con sus deberes de verificación.
3. Obligaciones de las empresas registradas
Una empresa inscrita en el REPSE debe cumplir con diversas obligaciones para conservar su registro activo y válido ante la STPS, entre ellas:
- Renovar y mantener actualizados sus datos en el portal del REPSE, especialmente si hay cambios en socios, domicilio o actividades.
- Emitir comprobantes fiscales (CFDI) por los servicios especializados que presta, cumpliendo con el Anexo 20 versión 4.0.
- Presentar informes cuatrimestrales ante el IMSS y el INFONAVIT con la información de los contratos celebrados y los trabajadores asignados a cada cliente.
- Cumplir con las obligaciones fiscales y de seguridad social, como el pago de ISR, cuotas del IMSS, aportaciones al INFONAVIT y retenciones correctas.
Si la empresa incumple con alguna de estas obligaciones, puede perder su registro y quedar impedida para prestar servicios especializados, afectando directamente a las empresas contratantes.
4. Cómo validar si tu proveedor cumple
Verificar el cumplimiento REPSE de tus proveedores es un proceso clave y relativamente sencillo si sigues estos pasos:
- Consulta directa en el portal oficial del REPSE:
Accede a repse.stps.gob.mx e ingresa el número de registro o la razón social del proveedor. Ahí podrás confirmar si el registro está activo, suspendido o cancelado.
- Revisa la documentación soporte:
Solicita al proveedor su constancia de registro REPSE vigente, junto con sus acuses de cumplimiento ante el SAT, IMSS e INFONAVIT.
- Corrobora el objeto social y actividades registradas:
Asegúrate de que el servicio que prestan efectivamente corresponda a una actividad especializada y no forme parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de tu empresa.
- Verifica la emisión de CFDI correctos:
Los comprobantes fiscales deben incluir el concepto de servicios especializados y cumplir con las especificaciones del Anexo 20 versión 4.0.
- Conserva evidencias:
Guarda capturas de pantalla, CFDI, contratos y reportes como respaldo ante una eventual revisión del SAT o la STPS.
5. Señales de atención o revisión
Si detectas alguna de las siguientes situaciones, es recomendable revisar o suspender la relación con el proveedor hasta que aclare su situación:
- Su registro REPSE aparece como “cancelado” o “suspendido”.
- No entrega CFDI válidos o presenta inconsistencias en RFC, nombre o código postal.
- No exhibe evidencia de cumplimiento ante IMSS o INFONAVIT.
- El servicio que ofrece no se distingue del objeto social de tu empresa.
- Promete facturar nómina de personal sin registro especializado.
Ante cualquiera de estos casos, el contratante puede ser considerado responsable solidario por las contribuciones omitidas. De ahí la importancia de validar periódicamente y mantener controles internos claros.
6. Documentación clave a solicitar
Para cumplir con las disposiciones vigentes, debes solicitar y conservar al menos la siguiente documentación de tus proveedores de servicios especializados:
- Copia de constancia de registro REPSE emitida por la STPS.
- Comprobantes de pago de cuotas IMSS e INFONAVIT.
- Declaraciones fiscales presentadas al SAT (ISR e IVA).
- CFDI emitidos por los servicios contratados.
- Contratos de prestación de servicios especializados, indicando claramente objeto, duración y trabajadores asignados.
Mantener este expediente actualizado garantiza una trazabilidad completa y respalda la deducibilidad de los pagos.
7. Responsabilidad del contratante
Aunque el proveedor esté inscrito en el REPSE, el contratante también tiene responsabilidades específicas. Entre ellas:
- Verificar que el registro esté vigente y que la actividad contratada esté incluida en la autorización.
- Comprobar que el proveedor cumple con sus obligaciones fiscales y laborales.
- Conservar evidencia documental del cumplimiento de ambas partes.
El incumplimiento puede resultar en la no deducibilidad de los pagos, sanciones económicas y hasta en la retención solidaria de impuestos.
Por eso, contar con procesos automatizados de control y verificación no solo es recomendable, sino estratégico para proteger la operación y la reputación empresarial.
8. Mejores prácticas y recomendaciones
La validación del cumplimiento REPSE debe verse como una práctica de gestión empresarial responsable. Estas acciones te ayudarán a mantener el control:
- Estandariza un checklist de documentación obligatoria de proveedores especializados.
- Programa revisiones trimestrales del estatus REPSE y de los reportes cuatrimestrales del IMSS e INFONAVIT.
- Digitaliza y resguarda la documentación de manera segura y ordenada.
- Integra controles automatizados desde tus sistemas de nómina y contabilidad.
- Capacita a tu personal de recursos humanos y contabilidad en los requisitos de la subcontratación especializada.
Con estas prácticas, tu empresa cumple y que proyecta confianza ante socios, auditores y autoridades.
9. Cumplimiento, automatización y control con CONTPAQi Nóminas®
El cumplimiento REPSE no termina con la verificación del registro; requiere procesos internos eficientes y actualizados.
CONTPAQi Nóminas® te ayuda a facilitar la gestión completa de nómina y subcontratación especializada mediante:
- Cálculo automatizado de ISR, IMSS, INFONAVIT, SAR y subsidio al empleo, siempre con las tablas más recientes publicadas en la Resolución Miscelánea Fiscal.
- Timbrado ilimitado de CFDI 4.0 conforme al Anexo 20, con validación masiva de RFC, nombre y código postal de los colaboradores.
- Conexión directa con SUA e IDSE, evitando errores de captura y garantizando la entrega oportuna de movimientos afiliatorios.
- Módulo de conciliación de IMSS e INFONAVIT, que asegura la coherencia entre la información reportada y los CFDI emitidos.
- Automatización de incidencias de nómina y autoservicio para empleados mediante su integración con CONTPAQi Colabora®, reduciendo tiempos y carga operativa.
- Cumplimiento con la NOM-037, permitiendo identificar teletrabajadores, sus equipos y ubicaciones laborales en el catálogo de empleados.
- Reportes y auditorías inteligentes que ayudan a validar la correcta aplicación de percepciones, deducciones y subsidios.
Gracias a estas funciones, las empresas pueden validar y documentar de forma confiable el cumplimiento REPSE de sus proveedores, asegurando transparencia y trazabilidad fiscal en cada etapa del proceso.
Con CONTPAQi Nóminas® automatizas el cumplimiento, fortaleces el control interno y generas confianza ante la autoridad.
Cumplir nunca fue tan sencillo, comienza hoy mismo a usar tu sistema de nóminas.