En un mundo laboral cada vez más orientado a la protección de datos y a la transparencia, muchas empresas en México se preguntan si deben incluir cláusulas de confidencialidad en sus contratos laborales y específicamente en los procesos relacionados con la nómina. ¿Es necesario? ¿Qué beneficios ofrece? Y lo más importante: ¿cómo implementarlas sin afectar la relación laboral con los colaboradores?
A continuación, responderemos estas preguntas desde una perspectiva contable, legal y operativa, para que tú, como contador o responsable de RRHH, puedas tomar decisiones informadas.
Una cláusula de confidencialidad es una disposición contractual mediante la cual el trabajador se compromete a no divulgar ni utilizar para fines personales o de terceros la información confidencial a la que tenga acceso durante su relación laboral. Este tipo de cláusulas son legales en México y están alineadas con el principio de buena fe en los contratos (Código Civil Federal, Art. 1796).
El objetivo principal de estas cláusulas es proteger los intereses del empleador, ya sea sobre secretos industriales, datos personales de terceros (clientes, proveedores, otros empleados) o información financiera sensible.
Dato útil: Aunque la Ley Federal del Trabajo no exige expresamente esta cláusula, tampoco la prohíbe. Por tanto, su inclusión es completamente legal y recomendable, siempre y cuando no contravenga derechos fundamentales del trabajador.
La nómina contiene información que podría causar un daño reputacional, financiero o incluso legal si se filtra. Estos datos van desde sueldos, percepciones y deducciones hasta el número de seguridad social, RFC, CURP o información bancaria de los colaboradores.
Implementar cláusulas de confidencialidad es solo el primer paso. Lo siguiente es aplicar prácticas de seguridad interna, como:
Aquí una lista práctica para que como contador o responsable de nómina, sepas qué tipo de datos deben mantenerse estrictamente confidenciales:
Esta información, al estar ligada al ámbito personal, también se considera dato sensible, según la Ley General de Protección de Datos Personales.
Lo ideal es incluirlas desde el contrato inicial o como parte de un anexo específico. No obstante, también pueden añadirse mediante un convenio de confidencialidad posterior, firmado por ambas partes.
Recomendaciones:
Consejo práctico: Para hacerlo válido, basta que el trabajador firme este documento y que exista constancia de su entrega. No es necesario registrarlo ante autoridad, pero sí conservarlo en expediente [DOF].
Actualmente existen sistemas que facilitan tanto el registro como el resguardo de información confidencial, incluso permite agregar cláusulas de protección de datos en recibos o documentos digitales relacionados con la nómina.
Uno de los más completos en México es CONTPAQi Nóminas®, que además de automatizar todo el cálculo de percepciones, deducciones, IMSS e ISR, permite:
Aunque muchas veces se teme que estas cláusulas “incomoden” al personal, la clave está en cómo se comunica. Los empleados valoran que su propia información también esté protegida, y cuando se les explica el motivo y los beneficios de estas medidas, la aceptación es mayor.
Algunas ideas para facilitar esta conversación:
Proteger la información sensible y optimizar el control de la nómina no son esfuerzos separados. Todo contador o equipo de Recursos Humanos que se precie de ser estratégico debe buscar una herramienta que le permita:
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