Tips para un manejo fiscal correcto de los viáticos

Los viáticos son gastos que una empresa cubre para que sus colaboradores puedan cumplir con actividades fuera del lugar de trabajo, como viajes de negocios o capacitaciones. Estos gastos, que pueden incluir transporte, hospedaje y alimentación, deben comprobarse adecuadamente ante el SAT para que sean deducibles. Además, la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) especifica que para deducir dichas erogaciones debe existir una relación de trabajo o prestación de servicios profesionales entre el contribuyente y quien efectúa el gasto.

En este blog, aprenderás cómo manejar fiscalmente los viáticos, cómo registrarlos contablemente y cuáles son los límites para deducción según el SAT.

¿Qué son los viáticos?

 Los viáticos son gastos que cubren necesidades como transporte, alimentación y hospedaje cuando un trabajador debe trasladarse por motivos laborales y se encuentra fuera del horario laboral. En México, estos gastos pueden ser deducibles si se comprueban adecuadamente ante el SAT. Contablemente, se registran como gastos operativos y deben clasificarse correctamente para garantizar su deducibilidad.

Tabla contable sugerida para viáticos:

Documentación comprobatoria

Para ser deducibles, los viáticos deben estar respaldados por documentación válida:

• En México: CFDI del gasto emitido por el proveedor.
• En el extranjero: Comprobante con nombre, identificación fiscal, domicilio, fecha, descripción del servicio, monto e impuestos.

Además, el CFDI debe estar a nombre del empleador, no del trabajador.

Límite para la deducción fiscal

El SAT establece montos máximos deducibles por tipo de gasto:

• Alimentación en México: hasta $750 MXN diarios
• Alimentación en el extranjero: hasta $1,500 MXN diarios
• Hospedaje nacional: sin límite
• Hospedaje en el extranjero: hasta $3,850 MXN diarios
• Renta de automóvil: hasta $850 MXN diarios (ambos casos)

Para transporte no hay límite, siempre que se justifique la relación laboral y se respalde con comprobantes.

Timbrado de viáticos

Desde 2017, los viáticos entregados a trabajadores deben registrarse en el CFDI de nómina. Esto aplica tanto a percepciones como deducciones.

Por tanto, el patrón debe emitir:

• CFDI de nómina con detalle de viáticos
• CFDI de comprobación del gasto (por parte del proveedor)
• Constancia anual o CFDI acumulado con toda la información

Omitir el timbrado puede hacer que el viático se considere ingreso gravado para el trabajador.

Casos en que los viáticos son ingresos gravados

Los viáticos se consideran ingreso del trabajador cuando:

• No están comprobados con CFDI válido
• No cumplen con requisitos fiscales
• Exceden $15,000 MXN anuales sin comprobación
• Rebasan el 20% del monto entregado sin justificar

Errores comunes al registrar viáticos

• Usar RFC incorrecto o CFDI a nombre del trabajador
• Pagar en efectivo cuando se exige forma de pago válida (transferencia, tarjeta, etc.)
• No vincular viático a actividad relacionada con el giro de la empresa
• No emitir CFDI de nómina con el monto asignado

Buenas prácticas fiscales y contables

• Capacita al personal en comprobación y políticas de viaje
• Usa herramientas contables que automaticen registros y clasificaciones
• Relaciona los CFDI a pólizas de egreso en tu sistema contable
• Conserva bitácoras de viajes y reportes de comisión

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué pasa si no emito el CFDI de nómina por viáticos?
Puede considerarse un ingreso gravado y no deducible.

¿Se pueden deducir viáticos pagados en efectivo?
Solo si el monto es menor a $2,000 y se justifica adecuadamente.

¿Qué pasa si el trabajador no entrega comprobantes?
El patrón debe retener el ISR correspondiente como si fuera ingreso.

¿Puedo deducir gastos del extranjero sin CFDI?
Sí, pero deben cumplir con requisitos específicos como nombre, domicilio y desglose de impuestos.

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